Cẩm Nang Sinh Viên (Tập 17) – Cách Dùng Excel, PowerPoint

Cẩm nang sinh viên là chuyên mục giải đáp những băn khoăn thường gặp, cung cấp các thông tin hữu ích mà sinh viên cần biết, cần nắm rõ để giúp việc học tập của mình gặp nhiều thuận lợi hơn. Mỗi tập thường sẽ bao gồm 4 chủ đề chính, được giải đáp một cách ngắn gọn, đúng trọng tâm, sinh viên chỉ cần đọc qua là sẽ hiểu rõ vấn đề ngay. Trong cẩm nang sinh viên tập 17, hãy cùng Tự Tin Vào Đời tìm hiểu một số thông tin về cách dùng Excel, PowerPoint, thói quen xấu sinh viên nên bỏ và mang theo gì khi đi học?

>> Cẩm nang sinh viên (Tập 16) – Rớt môn tự chọn, học lại bao nhiêu tiền?

1. Thói quen xấu nên bỏ ngay nếu muốn học giỏi

1. Thức khuya, dậy trễ: Khiến sinh viên đi học muộn, thậm chí nhiều bạn còn cúp luôn tiết học buổi sáng, bỏ lỡ nhiều kiến thức, rồi càng học càng không hiểu, dẫn tới lúc đi thi không làm được bài.

2. Nghiện điện thoại: Ngồi học được 1 tí lại lấy điện thoại ra lướt Facebook, Tiktok, nhắn tin, chơi game,… điều đó khiến các em thấy thoải mái, nhưng lại ảnh hưởng xấu tới kết quả học tập.

3. Không tập trung nghe giảng: Khiến sinh viên không hiểu bài, không nắm được kiến thức, ngồi học mà cứ như vịt nghe sấm. Tất nhiên điều này cũng ảnh hưởng xấu đến kết quả học tập.

4. Lười làm bài tập: Dù đi học đầy đủ, chăm chú nghe giảng nhưng lại lười làm bài tập thì cũng sẽ ảnh hưởng xấu đến điểm số, sau này đi thi sẽ không quen, dễ làm sai sót, làm chậm, không kịp giờ.

5. Phụ thuộc vào bạn cùng nhóm: Thuyết trình, tiểu luận nhóm nhờ bạn bè gánh team, học nhóm thì cũng bị ỷ lại, chờ bạn học xong rồi giảng lại cho mình, thì làm sao kiến thức là của mình được, điều gì sẽ đọng lại trong đầu các em?

2. Công thức, cách dùng 10 hàm Excel phổ biến hiện nay

1. SUM – Tính tổng
=SUM(A1:A4) -> Tổng từ ô A1 tới A4
=SUM(A1;A6;B3) -> Tổng 3 ô A1, A6, B3
=SUM(22;85) -> Tổng 2 số 22 và 85

2. AVERAGE – Tính giá trị trung bình
=AVERAGE(A1:A4) -> Giá trị trung bình từ ô A1 tới A4
=AVERAGE(A1;A6;B3) -> Giá trị trung bình A1, A6, B3
=AVERAGE(22;85) -> Giá trị trung bình của 22 và 85

3. ROUND – Làm tròn số
=ROUND(A1;N) -> Làm tròn số A1 tới chữ số thập phân thứ N
N=1,2,3,4 -> Làm tròn tới số thập phân thứ 1,2,3,4
N=0 -> Làm tròn tới hàng đơn vị, không có thập phân
N=-1,-2 -> Làm tròn tới hàng chục, hàng trăm

4. LEFT – Lấy ký tự bên trái
Ví dụ ô A1 có nội dung là SFH3833
Lấy 1 ký tự bên trái =LEFT(A1;1) -> Kết quả là S
Lấy 2 ký tự bên trái =LEFT(A1;2) -> Kết quả là SF
Lấy 3 ký tự bên trái =LEFT(A1;3) -> Kết quả là SFH

5. RIGHT – Lấy ký tự bên phải
Ví dụ ô A1 có nội dung là SFH3833
Lấy 1 ký tự bên phải =RIGHT(A1;1) -> Kết quả là 3
Lấy 2 ký tự bên phải =RIGHT(A1;2) -> Kết quả là 33
Lấy 3 ký tự bên phải =RIGHT(A1;3) -> Kết quả là 833

6. IF – Điều kiện đúng hoặc sai
=IF(Điều kiện;kết quả nếu đúng;kết quả nếu sai)
Ví dụ =IF(A1>9;4;3) -> 4 nếu ô A1 lớn hơn 9; 3 nếu ô A1 không lớn hơn 9
Ví dụ =IF(A1>A2;A3;A5)
-> Trả về giá trị ô A3 nếu giá trị ô A1 lớn hơn A2
-> Trả về giá trị ô A5 nếu giá trị ô A1 không lớn hơn A2

7 & 8. MIN/MAX – Nhỏ nhất/Lớn nhất
=MIN(A1;A6;B3) -> Giá trị nhỏ nhất của 3 ô A1, A6, B3
=MAX(A1;A6;B3) -> Giá trị lớn nhất của 3 ô A1, A6, B3
=MIN(A1:A4) -> Giá trị nhỏ nhất từ ô A1 tới A4
=MAX(22;85) -> Giá trị lớn nhất của 22 và 85

9. VLOOKUP – Trích xuất dữ liệu theo cột
Chẳng hạn như để tính lương, xuất dữ liệu từng người, tương ứng các chức vụ sẽ có mức lương bao nhiêu?
=VLOOKUP(Giá trị dò tìm;bảng chứa giá trị dò tìm;thứ tự của cột cần dò tìm;[range_lookup])
Range_lookup (không bắt buộc): 1 là dò tìm tương đối, 0 là dò tìm chính xác tuyệt đối
= VLOOKUP(A1;$B$1:$D$10;2;0)
Ô A1 sẽ tương ứng giá trị nào trong cột thứ 2 ở bảng $B$1:$D$10 và muốn dò tìm chính xác tuyệt đối.

10. HLOOKUP – Trích xuất dữ liệu theo hàng
Tương tự như VLOOKUP, nhưng dò tìm theo hàng chứ không dò theo cột
=HLOOKUP(Giá trị dò tìm;bảng chứa giá trị dò tìm;thứ tự của hàng cần dò tìm;[range_lookup])
Range_lookup (không bắt buộc): 1 là dò tìm tương đối, 0 là dò tìm chính xác tuyệt đối
= HLOOKUP(A1;$B$1:$D$10;2;0)
Ô A1 sẽ tương ứng giá trị nào trong hàng thứ 2 ở bảng $B$1:$D$10 và muốn dò tìm chính xác tuyệt đối.

>> Kỹ năng lập và trình bày kế hoạch bằng PowerPoint

3. Cách làm slide thuyết trình bằng PowerPoint

Làm slide thuyết trình đẹp và chuyên nghiệp bằng PowerPoint không quá khó, nhưng cũng khiến nhiều người bối rối, không biết bắt đầu từ đâu, không biết làm thế nào? Slide đầu tiên trên PowerPoint là chủ đề bài thuyết trình, ngay sau đó sẽ là slide mục lục, nêu ra các đầu mục chính, giúp người xem dễ dàng nắm bắt các nội dung mình sẽ lần lượt trình bày theo thứ tự. Không nên dùng quá nhiều màu sắc sẽ khiến slide PowerPoint bị rối, có phần hơi sến. Chỉ nên dùng 1-2 màu chủ đạo để tạo điểm nhấn, và kết hợp cùng 2 màu trắng – đen là đủ. Ưu tiên chọn màu chủ đạo liên quan tới đề tài bài thuyết trình.

Thống nhất 1 font chữ trên PowerPoint & không nên chèn quá nhiều chữ vào slide, vừa khiến người xem bị rối, khó theo dõi, không biết đâu là trọng tâm, vừa bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp, không biết chủ động lọc ra các ý chính để đưa lên slide. Nhấn mạnh các nội dung, các cụm từ quan trọng trên slide bằng cách in đậm, đổi màu, in hoa, tăng size chữ hoặc cho chúng nằm trong khung nền màu khác trên PowerPoint. Đó thường sẽ là các key word chính mà người xem cần nắm bắt.

Nên chèn thêm hình ảnh, bảng, biểu đồ để minh hoạ cho nội dung và lựa chọn các hiệu ứng PowerPoint phù hợp để slide thuyết trình sinh động và chuyên nghiệp hơn, giúp gười xem thấy ấn tượng, dễ dàng follow xuyên suốt phần thuyết trình. Đừng quên slide cảm ơn ở phần cuối và dò lại kỹ lưỡng, không sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy trên slide, chúng sẽ khiến slide thuyết trình trở nên kém chuyên nghiệp và bị đánh giá không tốt.

4. Nên mang theo những gì khi đi học đại học?

Để có kết quả học tập tốt, bên cạnh việc chăm chỉ, tập trung và cố gắng học tập, thì sinh viên cũng cần đảm bảo rằng mình luôn mang theo đầy đủ vật dụng cần thiết khi đi học đại học.

• Dụng cụ học tập chắc chắn sẽ không thể thiếu khi sinh viên đi học, nếu lỡ thiếu bút bi, bút chì, bút xoá, bút dạ quang, tẩy, thước kẻ… thì làm sao ghi chép bài, loay hoay đi mượn của bạn bè sẽ dễ bị mất tập trung trong giờ học.
• Sách giáo trình, vở ghi chép môn học cũng là những vật dụng mà sinh viên cần mang theo. Nếu đi học mà lại quên sách giáo trình, thì làm sao theo kịp bài giảng? Nếu quên mang vở, không ghi chép bài, tới gần ngày thi sẽ ôn tập thế nào?
• Máy tính sẽ là trợ thủ đắc lực khi học môn tính toán, giúp sinh viên ra kết quả nhanh và chính xác hơn so với tính nhẩm. Với các bài tập có quá nhiều phép tính, hoặc có các con số lớn, thì bấm máy tính vẫn là giải pháp tối ưu nhất.
• Laptop cũng là vật dụng quan trọng giúp sinh viên làm tiểu luận, thuyết trình thuận tiện hơn, nhất là trong những ngày gần deadline nộp tiểu luận, thuyết trình, thì hầu như trong ba lô của sinh viên sẽ luôn có chiếc laptop.
• Bình nước cá nhân sẽ là cứu tinh giúp sinh viên tránh được cơn khát khi phải ngồi học liên tục hàng giờ đồng hồ, có thể đựng nước lọc hoặc bất kỳ nước giải khát nào. Nếu không có nước uống sẽ bị bứt rứt, uể oải, khó lòng tập trung học.
• Thẻ sinh viên chắc chắn là vật dụng cực kỳ quan trọng mà các em phải luôn mang theo để được ra vào trường, giúp sinh viên được trợ giá xe buýt, và cũng là vật cần xuất trình để được vào phòng thi trong đợt thi học kỳ.

Cẩm nang sinh viên tập 17 đã giúp các em giải đáp một số băn khoăn thường gặp, và nắm được các thông tin mà bản thân đang quan tâm, liên quan tới cách dùng Excel, PowerPoint, thói quen xấu sinh viên nên bỏ và mang theo gì khi đi học? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với các em!

>> Cẩm nang sinh viên (Tập 15) – Không giữ lời hứa, bị hiểu lầm

Hỏi đáp nhanh