Cách Thu Hồi Email Đã Gửi Trên Máy Tính, Điện Thoại

Cách thu hồi email đã gửi là điều không phải ai cũng biết, nhiều người cho rằng email một khi đã lỡ tay gửi là xem như xong, không thể nào thu hồi hay chỉnh sửa lại. Nếu bạn cũng từng nghĩ như thế, thì đây là thông tin mà bạn cần cập nhật ngay, sẽ cực kỳ hữu ích trong công việc khi bạn biết cách thu hồi email đã gửi trên máy tính & điện thoại. Điều đó sẽ được bật mí ngay trong bài viết này!

>> Vì sao phải làm việc, trao đổi thông tin qua email khi đi làm?

Có thể thu hồi email đã gửi sau bao lâu?

Email sau khi gửi đi hoàn toàn có thể thu hồi lại, nhưng bạn cần phải sớm phát hiện lỗi sai (chẳng hạn như sai chính tả, sai thông tin, sai ngày tháng, quên đính kèm file, gửi thiếu 1-2 người) để thu hồi kịp lúc, nếu để thời gian quá lâu thì sẽ không thể thay đổi, không thu hồi được nữa, phải reply lại email cũ để đính chính, sửa nội dung, mặc dù người đọc cũng hiểu & chấp nhận, nhưng chuyện đó vẫn được đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Thời gian được phép thu hồi email đã gửi sẽ dao động khác nhau tuỳ theo từng nền tảng, chẳng hạn như Gmail sẽ cho phép hoàn tác trong vòng 5-30 giây sau khi gửi, Apple Mail sẽ cho phép thu hồi email trong 10 giây từ khi gửi, Zoho Mail trong 5-30 giây, còn Outlook cho phép thu hồi email đã gửi nếu cả người gửi và người nhận đều sử dụng tài khoản trong cùng tổ chức Microsoft Exchange Server và phải thu hồi trước khi người nhận mở email.

Cách thu hồi, hoàn tác email đã gửi trên máy tính

Sau khi đã nắm được thời gian được phép thu hồi email đã gửi, thì chắc hẳn bạn cũng hiểu rằng mình cần nhanh chóng phát hiện lỗi sai để kịp thời hoàn tác, chỉ có khoảng 5-30 giây để bạn kịp làm điều đó. Trong trường hợp bạn đã kịp thời phát hiện lỗi sai trong email, thì hãy làm theo cách sau để hoàn tác email đã gửi trên máy tính:

• Bước 1: Thiết lập quyền hoàn tác email, điều này bạn cần làm ngay lập tức để khi mình lỡ gửi email sai thì sẽ có nút hoàn tác để nhấn vào. Trong phần cài đặt (ở góc trên bên phải màn hình), sẽ có mục thông tin chung, hãy kéo xuống mục “hoàn tác gửi” (Undo Send), bạn sẽ thấy các tuỳ chọn từ 5-30 giây, nên chọn luôn 30 giây để giúp bạn có nhiều thời gian hơn trong việc thu hồi email khi lỡ gửi sai;
• Bước 2: Nhấn vào nút hoàn tác ở góc dưới bên trái màn hình, ngay khi phát hiện ra mình đã gửi sai email (cần đảm bảo thu hồi kịp trong khoảng thời gian cho phép). Lưu ý rằng khi đã quá thời gian thì bạn không thể thu hồi, hoàn tác email đã gửi nữa;
• Bước 3: Chỉnh sửa lại nội dung cho đúng, thêm người nhận cho đủ, check kỹ các file đính kèm trước khi nhấn gửi lại email thêm lần nữa.

>> 5 cách giúp email xin việc của bạn trở nên nổi bật

Làm sao để thu hồi email đã gửi bằng điện thoại?

Thật ra, các thao tác để thu hồi email đã gửi bằng điện thoại cũng tương tự như trên máy tính, chỉ khác một chút ở giao diện hiển thị. Bạn nên tải về và cài đặt sẵn app Gmail trên điện thoại luôn, khi sử dụng app để gửi email thì việc thu hồi, hoàn tác cũng sẽ đơn giản, thuận lợi hơn so với việc cứ mỗi lần gửi mail lại phải vào web trên điện thoại để đăng nhập. Nếu lỡ gửi email sai, bạn có thể hoàn tác trên điện thoại bằng các bước sau:

• Bước 1: Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt thời gian hoàn tác lên tối đa 30 giây (thao tác trong mục cài đặt);
• Bước 2: Nhấn vào nút hoàn tác ở cuối màn hình trong khoảng thời gian cho phép, sau khi vừa mới gửi mail thì nút đó sẽ hiện ra, khi hết 30 giây sẽ biến mất, không thể thu hồi email đã gửi nữa;
• Bước 3: Check và chỉnh sửa lại nội dung, người nhận, review danh sách file đính kèm sao cho chuẩn chỉnh trước khi gửi lại.

Trong trường hợp đã quá thời gian, bạn sẽ không thể thu hồi email đã gửi dù là trên điện thoại hay máy tính, khi đó, cách duy nhất bạn có thể làm là reply lại để đính chính những sai sót, hoặc bổ sung thêm file đính kèm. Đương nhiên tốt nhất là trước khi nhấn gửi bất kỳ email nào thì bạn cần phải tự dò lại kỹ, từ danh sách người nhận, người được cc, cho tới nội dung, câu chữ, thông tin, lỗi chính tả, file đính kèm,… chứ đừng để tới khi sai lại phải “toát mồ hôi” thu hồi nhanh cho kịp thời gian, nhất là với các email trao đổi công việc quan trọng với khách hàng, đối tác. Bài viết này đã giúp bạn nắm được cách thu hồi email đã gửi trên máy tính và điện thoại. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn.

>> Hướng dẫn cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Hỏi đáp nhanh