Họp Online Có Hiệu Quả Không, Cần Lưu Ý Những Gì?

Khi đi làm, sẽ có những lúc bạn được mời tham gia các buổi họp online, mọi người sẽ cùng thảo luận công việc, nêu quan điểm & chọn phương án trong buổi họp trực tuyến, chứ không cần phải gặp mặt trực tiếp trong phòng họp. Nhưng một số người quan ngại rằng liệu họp online có hiệu quả không, lỡ có người ngồi họp nhưng không tập trung thì sao, và nếu muốn họp hiệu quả thì cần lưu ý những gì? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời giải đáp băn khoăn ấy trong bài viết này nhé!

>> Nên họp vào lúc nào, buổi sáng hay chiều sẽ hiệu quả hơn?

Họp online là gì, khác thế nào với họp trực tiếp?

Họp online là buổi họp được tổ chức trực tuyến, các thành viên cùng tham gia thông qua link meeting online, có thể là Google Meet hoặc các công cụ tương tự. Khi họp online, các thành viên vẫn có thể nhìn thấy nhau thông qua webcam, vẫn có thể nói chuyện, thảo luận thoải mái khi bật micro lên. So với họp trực tiếp offline thì họp online tương đồng tới 80%, tức là không có quá nhiều điểm khác biệt, chỉ có 1 điểm khác biệt lớn nhất chính là các thành viên sẽ không gặp mặt trực tiếp, không đối mặt & thảo luận trực tiếp với nhau trong phòng họp, mà sẽ trao đổi thông qua màn hình điện thoại/máy tính.

Họp online có những ưu điểm gì, thuận tiện hơn thế nào?

Nếu như ở thời điểm 15 năm trước, họp online có vẻ là điều gì đó khá mơ hồ, không phổ biến ở Việt Nam, có chăng chỉ là những công ty công nghệ hoặc các doanh nghiệp lớn, tập đoàn nước ngoài mới ứng dụng chuyện họp online. Chứ đa số công ty lúc đó nếu có những nội dung quan trọng cần họp với nhau, thì sẽ mặc định đặt vé máy bay cho mọi người cùng tập hợp lại 1 nơi và họp trực tiếp offline. Tuy nhiên, hiện tại thì họp online đã trở nên cực kỳ phổ biến, thông dụng và được áp dụng rất nhiều, phủ sóng ở mọi công ty, mọi ngành nghề, công việc. Vì sao lại như thế? Họp online có những ưu điểm gì, thuận tiện hơn thế nào so với họp offline?

Đầu tiên, họp online sẽ xoá bỏ khoảng cách địa lý, mọi người dù ở các địa điểm xa nhau, khác tỉnh thành, thậm chí khác quốc gia, vẫn có thể nhanh chóng tụ họp lại trong buổi họp online, đỡ mất công, mất thời gian di chuyển, giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực và tài chính so với việc phải đặt vé máy bay, sắp xếp phòng ở cho nhân viên đi công tác chỉ để tham gia các cuộc họp như lúc trước. Tiếp theo, đối với các công việc phải thường xuyên giao tiếp, trao đổi với khách hàng/đối tác ở xa, thì các cuộc họp online cũng phát huy tác dụng, giúp bạn làm việc năng suất hơn, xử lý được nhiều công việc, nhiều buổi họp hơn, chẳng hạn như nếu gặp trực tiếp thì mỗi ngày bạn chỉ gặp được tầm 2-3 khách hàng, là tiêu tan hết 8 tiếng, còn khi họp online thì bạn có thể họp được tận 5-6 khách hàng mà vẫn dư dả thời gian, lại còn đỡ mất công phải chạy tới chạy lui ngoài đường nắng nóng, khói bụi.

Bên cạnh đó, với các cuộc họp daily, mặc định diễn ra mỗi ngày, nhằm báo cáo tiến độ công việc, lặp đi lặp lại hàng ngày, thì họp online cũng nhanh gọn hơn, đỡ mắc công phải set up phòng họp hoặc di chuyển xa để gặp nhau, mà vẫn đảm bảo được hiệu quả buổi họp, chứ không nhất thiết cứ phải họp offline trực tiếp. Tóm lại, họp online là một giải pháp khá hữu ích, có rất nhiều ưu điểm và tạo sự thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với họp offline. Nhưng có một điều được nhiều người quan ngại rằng liệu họp online có thật sự hiệu quả không, hay chỉ là 1 buổi họp mang tính hình thức cho có, chứ sẽ không hiệu quả như họp offline? Và nếu muốn họp online hiệu quả thì cần lưu ý những gì?

>> Làm sao để tự tin phát biểu ý kiến trong cuộc họp?

Họp online có hiệu quả không, cần lưu ý những gì?

Họp online tất nhiên cũng tồn tại một số nhược điểm, chứ không thể nào được hoàn toàn như một buổi họp offline, nơi mọi người cùng đối mặt trực tiếp và thảo luận, trao đổi công việc với nhau. Nhưng nếu quy chụp rằng họp online không hiệu quả, thì đó lại là một quan điểm không chính xác, vì thực chất nếu như hình thức họp này kém hiệu quả, thì làm sao nó lại ngày càng phát triển & được áp dụng phổ biến như hiện tại? Bản chất việc họp online không xấu, không kém hiệu quả, mà quan trọng là những người chủ trì & tham gia cuộc họp, họ cần lưu ý những gì để tổ chức được 1 buổi họp online chất lượng, đạt hiệu quả cao?

Đầu tiên, mọi người cần phải biết trước nội dung cuộc họp & tự có sự chuẩn bị trước về kiến thức, thông tin liên quan tới mình, để khi đi vào thảo luận, trao đổi hoặc báo cáo về công việc thì sẽ nắm bắt và theo kịp nội dung, không bị đơ, bị khớp trước những điều mình chưa có chuẩn bị. Tiếp theo, để tăng hiệu quả khi họp online, mọi người nên mở cam, vừa giúp nhìn mặt nhau dễ trao đổi hơn, vừa đảm bảo mọi người tập trung hoàn toàn cho cuộc họp, không bị xao nhãng, không làm việc riêng. Điển hình một số trường hợp lợi dụng việc họp online tắt cam, để ngồi ăn sáng, ăn vặt, làm này làm kia, cuối cùng lại chẳng tiếp thu được gì, nghe chữ được chữ mất, họp cho có nên kém hiệu quả. Lúc đó, mở cam sẽ là giải pháp giúp hạn chế tối đa những điều xao nhãng, để mọi người tập trung họp nghiêm túc & hiệu quả hơn. Ngoài ra, mọi người cũng cần lưu ý đường truyền mạng ổn định, chọn không gian ngồi họp yên tĩnh, thoải mái, để giúp buổi họp online diễn ra hiệu quả hơn, không bị ngắt quãng, giật giật vì mạng yếu, và cũng không bị tiếng ồn xung quanh khiến mọi người mất tập trung.

Khi nào nên họp trực tiếp offline thay vì online?

Họp online có nhiều ưu điểm, thuận tiện hơn, và chúng ta cũng đã điểm qua những lưu ý giúp đảm bảo hiệu quả trong các buổi họp online. Vậy thì liệu hình thức họp này có khiến cho việc họp offline bị xoá sổ không, có thay thế hoàn toàn được cho việc họp trực tiếp không? Đó là chuyện của tương lai, chúng ta không biết trước được, nhưng thực chất thì họp offline vẫn có một vai trò quan trọng nhất định, đặc biệt là đối với các buổi họp của ban lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp, chứ hiện tại thì họp online vẫn chưa thể thay thế cho offline được.

Thường thì trong các buổi họp định kỳ, thường ngày, hoặc các cuộc họp ngắn, meeting nhanh để thông báo/thảo luận các vấn đề đơn giản, thì mọi người sẽ ưu tiên họp online hơn, để đảm bảo tính nhanh, gọn, lẹ, thuận tiện. Tuy nhiên, với các buổi họp có độ quan trọng cao hơn, liên quan tới kế hoạch làm việc, chiến lược kinh doanh dài hạn, hoặc có những đổi mới quan trọng về quy trình, cách thức vận hành, phương án kinh doanh, thì công ty nên ưu tiên tổ chức các buổi họp offline, chẳng hạn như họp tháng, họp quý, họp năm, thì nên họp offline, chứ không nên quá lạm dụng chuyện họp online.

Bài viết này đã giúp bạn giải đáp băn khoăn rằng họp onine có hiệu quả không, cần lưu ý những gì? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Được công ty training mà thấy chán thì phải làm sao?

Hỏi đáp nhanh