Làm Sao Để Phản Xạ Nhanh Khi Giao Tiếp, Đàm Phán?

Khi giao tiếp, đàm phán, bên cạnh sự tự tin, lưu loát, thì chúng ta cũng cần chú ý tới việc phản xạ nhanh, tức là khi đối phương nói xong, đưa ra vấn đề, hoặc phân tích về một chuyện gì đó, thì mình phải nhanh chóng hiểu ra, rồi phản hồi lại, tránh trường hợp bị đơ, bị khựng lại một hồi rồi mới nói, vì như thế sẽ khiến cho cuộc giao tiếp, đàm phán bị đứt gãy, rời rạc thông tin, và khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi, chán nản, cho rằng bạn thiếu chuyên nghiệp, tư duy chưa tốt, nhảy số chậm. Vậy làm sao để phản xạ nhanh khi giao tiếp, đàm phán?

>> Đọc sách nào giúp sinh viên giao tiếp tốt hơn?

Hiểu rõ về chủ đề cuộc giao tiếp, đàm phán

Lý do phổ biến khiến nhiều người bị đơ, bị khớp ngay khi đang trong cuộc hội thoại chính là vì chưa dành thời gian tìm hiểu trước, chưa nắm rõ các thông tin, kiến thức về chủ đề cuộc giao tiếp, đàm phán. Khi không có thông tin, không biết gì hết, thì tất nhiên bạn sẽ không có nhiều điều để nói, chưa kể còn mang tâm lý lo lắng, quan ngại, sợ rằng mình nói sai vấn đề, sai kiến thức cơ bản thì sẽ bị đánh giá này kia, nên thường bạn sẽ dừng lại suy nghĩ khá lâu, không phản hồi lại nhanh được, khiến cho cuộc giao tiếp cứ liên tục bị ngắt quãng.

Để ngăn chặn vấn đề này, bạn cần phải xác định trước xem chủ đề cuộc giao tiếp, đàm phán mà mình sắp bắt đầu là gì, rồi dành thời gian nghiên cứu, tìm hiểu trước các thông tin, vừa giúp mình tự tin hơn, lưu loát hơn, vừa có nhiều nội dung để nói và phản xạ nhanh hơn, đồng thời, đây cũng là một cách để tôn trọng đối phương khi giao tiếp, chứ bạn mà bắt đầu trò chuyện khi chưa tìm hiểu gì, thì chẳng khác nào đang xem nhẹ cuộc hội thoại, cho rằng nói chuyện với đối phương cũng không quá quan trọng nên không đầu tư thời gian tìm hiểu, chuẩn bị trước.

Lắng nghe những câu nói, lập luận, phân tích của đối phương

Một lưu ý cực kỳ quan trọng để giao tiếp tốt, hiểu đúng và nắm rõ vấn đề khi đàm phán, trao đổi công việc, đó chính là phải lắng nghe, xem đối phương đã nói những gì, lập luận, phân tích theo hướng nào, kèm theo những dẫn chứng nào. Như thế thì bạn mới hiểu rõ được quan điểm của họ để mình có thể đồng tình, triển khai thêm, hoặc phản biện theo một hướng khác, nhưng phải hiểu đúng rồi mới phản biện, tránh trường hợp nghe loáng thoáng câu được câu mất, không tập trung, hiểu lầm ý rồi tranh luận lung tung, hoặc khi bạn không lắng nghe, bỏ mất một nội dung nào đó, thì sẽ không hiểu gì hết, không biết nên phản hồi lại thế nào, tự dưng đang nói chuyện mà bị khựng lại, người ta nói xong rồi mà thấy bạn im re, không phản hồi, hoặc phản xạ chậm nhịp, vừa thiếu chuyên nghiệp, vừa khiến cuộc giao tiếp, đàm phán không đi tới đâu.

>> 5 câu hỏi về kỹ năng đàm phán phổ biến nhất khi phỏng vấn

Phân tích, xâu chuỗi vấn đề cho logic trước khi phản hồi

Để tập cách phản xạ nhanh khi giao tiếp, đàm phán, thì bạn cũng cần rèn luyện cho mình khả năng tư duy nhạy bén, khi gặp các vấn đề, tình huống, sự việc, thông tin được đối phương đưa ra trong cuộc hội thoại, thì bạn phải nhanh chóng thu nạp, phân tích, xâu chuỗi lại cho logic, rồi phản hồi lại sao cho hợp tình hợp lý. Điều này đòi hỏi khả năng tư duy và khối lượng kiến thức mà bạn đang có, hãy luôn cho mình cơ hội học hỏi, trau dồi kiến thức, mở mang kho tàng tri thức của bản thân, học mỗi ngày, chủ động học hỏi, kể cả khi đã ra trường đi làm rồi thì bạn vẫn cần tiếp tục học tập, trau dồi kiến thức, năng lực chuyên môn. Khi bạn luôn trong trạng thái học hỏi, thì khả năng phân tích, xâu chuỗi vấn đề để phản xạ nhanh khi giao tiếp và đàm phán cũng sẽ tốt hơn.

Tránh nói tào lao, nói những điều sáo rỗng, lạc đề

Một số người mắc phải sai lầm rằng vì sợ bản thân phản xạ chậm khi giao tiếp, sợ tự dưng bị khựng lại khi đàm phán thì sẽ bị đối phương đánh giá là dở, thiếu chuyên nghiệp, nên vội vàng nói ra những điều mà mình chưa suy nghĩ thấu đáo, chưa cân nhắc kỹ lưỡng, và đa số những điều đó sẽ khá tào lao, sáo rỗng, thậm chí còn bị lạc đề, thì lại còn phản tác dụng hơn. Nếu không muốn có sự im lặng quá lâu khi đang giao tiếp, thì bạn nên làm theo các gợi ý ở những phần trước, để tập cho mình cách phản xạ nhanh, nhưng phải chuẩn chỉnh, đúng ý, hợp tình hợp lý, chứ không nên cố gắng lấp đầy khoảng trống, phá vỡ sự im lặng khi giao tiếp bằng cách nói những điều sáo rỗng, lạc đề.

>> Kỹ năng đàm phán thuyết phục khách hàng, đối tác khó tính

Tập dượt trước các buổi giao tiếp, đàm phán quan trọng

Đối với các buổi giao tiếp, đàm phán quan trọng, những cuộc meeting với khách hàng/đối tác đã được set up từ trước, hoặc các buổi nói chuyện với các sếp, trình bày kế hoạch công việc trước ban lãnh đạo công ty, thì bạn nên dành thời gian tập dượt kỹ lưỡng, để đảm bảo rằng buổi giao tiếp, đàm phán ấy sẽ diễn ra suôn sẻ, giúp mọi người nắm rõ toàn bộ thông tin, hiểu đúng thông điệp, và chính bạn cũng có khả năng phản xạ nhanh khi nhận được những câu hỏi, thắc mắc, phản biện từ đối phương. Nói chung là bạn càng đầu tư thời gian, càng chuẩn bị kỹ, càng tập dượt nhiều, thì càng tăng cơ hội nắm phần thắng, giúp các buổi giao tiếp, đàm phán này đi tới kết quả tốt đẹp như mong đợi.

Bài viết này đã giúp bạn giải đáp băn khoăn rằng làm sao để phản xạ nhanh khi giao tiếp, đàm phán? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Đừng lấy lý do hướng nội để trốn tránh giao tiếp

Hỏi đáp nhanh