Nên Họp Vào Lúc Nào, Buổi Sáng Hay Chiều Hiệu Quả Hơn?

Khi đi làm, phải tham gia các buổi họp để bàn bạc, trao đổi công việc là điều hoàn toàn bình thường. Nếu đã đi làm lâu năm, bạn sẽ quá quen thuộc với chuyện họp hành mỗi ngày, thậm chí có những lúc đột xuất, đang ngồi làm việc tự dưng bị sếp lôi vào phòng họp, thì bạn cũng cần phải nhanh chóng chuẩn bị tinh thần. Nhắc tới chủ đề họp, thì có một điều được không ít người đi làm lăn tăn, đó chính là nên họp vào lúc nào, buổi sáng hay chiều sẽ hiệu quả hơn? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời nhìn lại những ưu nhược điểm của từng phương án, để đưa ra câu trả lời chính xác nhé!

>> Vì sao phải đi họp? Đi làm mà công ty họp nhiều quá thì phải làm sao?

Ưu nhược điểm khi họp vào buổi sáng

Khi tổ chức họp vào buổi sáng, nhân viên sẽ thoải mái đầu óc hơn, tinh thần sảng khoái và nhiều năng lượng hơn, vì lúc này thường sẽ chưa bắt tay vào làm việc, chưa phải quá lao lực, mệt mỏi vì phải xử lý công việc. Đây cũng chính là ưu điểm rất lớn khi công ty tổ chức họp vào buổi sáng, nhất là trong các cuộc họp lập kế hoạch, đòi hỏi phải thảo luận, đóng góp ý kiến, sáng kiến, để lựa chọn ra phương án, giải pháp tối ưu nhất. Tuy nhiên, tổ chức họp vào buổi sáng cũng tồn tại nhược điểm là chưa chắc mọi người đã có đủ thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi vào họp, có khi còn mang tinh thần ngái ngủ, chưa kịp tỉnh táo để bước vào phòng họp, hoặc có tâm thế vào ngồi họp cho có, chứ không tập trung lắng nghe, cũng chẳng tích cực đóng góp ý kiến, vì bản thân còn chưa thật sự tỉnh táo. Tất nhiên, nhược điểm này đến từ cá nhân mỗi người, liên quan tới ý thức và tinh thần trách nhiệm với công việc của từng cá nhân, nhưng ít nhiều gì thì điều này cũng khá phổ biến, thường sẽ gặp trong những lúc tổ chức họp buổi sáng, đặc biệt là vào đầu giờ làm việc.

Ưu nhược điểm khi họp vào buổi chiều

Khi nhắc tới họp vào buổi chiều, thì chắc chắn mọi người sẽ nghĩ ngay tới ưu điểm chính là đảm bảo mọi người đều sẽ tỉnh táo, không bị ngái ngủ như họp đầu giờ buổi sáng. Đồng thời, với các cuộc họp quan trọng cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu, thì nhân viên cũng sẽ có thời gian để kịp chuẩn bị, tránh trường hợp bước vào cuộc họp mà chưa chuẩn bị trước, sẽ cực kỳ mất thời gian và giảm chất lượng buổi họp.

Tuy nhiên, khi tổ chức họp vào buổi chiều, thì thường sẽ khiến thời gian làm việc bị gián đoạn, nhiều khi bạn đang làm việc dang dở, lại phải dừng lại để họp, rồi sau đó lại ngồi làm tiếp, dễ xảy ra sai sót vì công việc đang làm bị cắt ngang. Hoặc nếu họp vào cuối giờ, họp xong về luôn thì mọi người cũng có thể mang tâm lý trông ngóng giờ về, không tích cực đóng góp ý kiến, chỉ muốn họp lẹ cho xong, mà họp xong thì cũng đứng lên về luôn, trên đường về nhà đối mặt với khói bụi, kẹt xe, thì những thông tin vừa họp cũng sẽ dễ trôi vào quên lãng, hoặc nhớ cái này quên cái kia. Tổ chức họp vào lúc nào cũng có những ưu nhược điểm riêng, vậy tóm lại, nên tổ chức họp vào lúc nào sẽ hiệu quả hơn?

>> Cách xua tan mệt mỏi khi đi làm ngày thứ 2 đầu tuần

Nên tổ chức họp vào lúc nào hiệu quả hơn?

Thật ra, sẽ khó lòng đưa ra câu trả lời chính xác cho chuyện nên tổ chức họp vào lúc nào sẽ hiệu quả hơn. Vì tuỳ theo văn hoá từng công ty, tính chất công việc, mục tiêu của cuộc họp, thì mới có thể cân nhắc xem nên họp vào lúc nào sẽ phù hợp nhất. Chẳng hạn như với các cuộc họp mang tính báo cáo công việc, thì thường sẽ họp vào buổi chiều, cụ thể là cuối giờ làm việc. Còn các cuộc họp liên quan tới lập kế hoạch, điểm qua các công việc cần làm trong ngày, thì tất nhiên thường sẽ diễn ra vào buổi sáng, vào đầu giờ làm việc. Song song đó, cũng có các cuộc họp diễn ra đột xuất, cần phải tổ chức họp gấp để thông báo, thảo luận, triển khai những công việc cấp bách, thì tất nhiên có thể sẽ diễn ra vào bất cứ lúc nào, thường chỉ báo trước trong khoảng 1 tiếng đổ lại, hoặc thậm chí họp liền, không báo trước. Ngoài ra, tuỳ theo lịch làm việc của ngày hôm đó, mà quản lý, cấp trên cũng sẽ cân nhắc xem nên tổ chức họp vào lúc nào sẽ hiệu quả hơn.

Lựa chọn thời gian họp theo các tiêu chí nào?

Sau khi giải đáp rằng nên tổ chức họp vào lúc nào hiệu quả hơn, thì chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn rằng nên lựa chọn thời gian họp theo các tiêu chí nào? Thông thường, thời gian họp sẽ phụ thuộc vào mức độ cấp bách của cuộc họp, nếu cuộc họp cần diễn ra càng sớm càng tốt, thì sẽ họp liền, bất kể lúc đó buổi sáng hay buổi nào. Tuy nhiên, với các cuộc họp không quá cấp bách, thì thường sẽ dựa trên lịch làm việc và thời gian rảnh của team, để đảm bảo tất cả những ai liên quan tới nội dung cuộc họp đều có thể sắp xếp để tham gia đầy đủ, tránh việc chọn đại lịch họp vào giờ mọi người bận, rồi lại vắng mặt quá nhiều người. Ngoài ra, với các cuộc họp cần sự chuẩn bị trước, tức là mọi người cần có thời gian để tìm hiểu, chuẩn bị thông tin, số liệu, dữ liệu trước khi họp, thì cần có khoảng cách tầm nửa ngày, tới 1 ngày làm việc từ khi thông báo lịch họp, tránh việc vào họp đột xuất trong khi mọi người còn đang mơ hồ, chưa kịp chuẩn bị những thông tin cần thiết.

>> Giao tiếp nội bộ là gì, quan trọng thế nào khi đi làm?

Trước lúc vào họp, cần chuẩn bị những gì?

Vậy trước khi họp công việc, chúng ta cần chuẩn bị những gì? Đầu tiên, bạn cần phải nắm rõ rằng cuộc họp ấy sẽ nói về những vấn đề, nội dung, chủ đề nào, liên quan thế nào tới công việc của mình? Từ đó, bạn sẽ có đủ cơ sở để tự xác định xem mình cần tự chuẩn bị trước những gì, để có thể bước vào cuộc họp một cách tự tin, dễ dàng bắt nhịp, chủ động trao đổi, thảo luận, tránh trường hợp chưa kịp chuẩn bị gì, rồi vô họp ngồi im ru, thậm chí còn không hiểu rõ những gì mọi người đang nói. Để cuộc họp được diễn ra một cách thuận lợi, thông thường, bạn cần tìm hiểu trước các thông tin mình còn chưa rõ, hoặc tự làm rõ các luận điểm mà mình cần thảo luận, xâu chuỗi các thông tin lại với nhau một cách logic, nếu cần dữ liệu thực tế thì bạn cũng cần chuẩn bị trước data, các thông số, bảng biểu so sánh, để tăng tính thuyết phục khi trình bày quan điểm trong buổi họp. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị tinh thần thoải mái, đừng để tâm lý quá căng thẳng, vì sẽ khiến bạn lo âu quá mức cần thiết, khó lòng tập trung vào nội dung cuộc họp.

Bài viết này đã giúp bạn giải đáp được băn khoăn rằng nên họp vào lúc nào, buổi sáng hay chiều hiệu quả hơn? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Thái độ có quyết định kết quả làm việc không?

Hỏi đáp nhanh