Thời Gian Biểu Làm Việc 1 Ngày Hiệu Quả & Năng Suất

Thông thường, một ngày làm việc sẽ kéo dài 8 tiếng. Cùng một khoảng thời gian như nhau, tại sao có người làm được rất nhiều việc, có người chỉ hoàn thành có 1-2 việc? Làm sao để bạn làm việc hiệu quả hơn, mang lại nhiều giá trị hơn cho công ty để tăng cơ hội thăng tiến? Mấu chốt nằm ở chỗ bạn đã lập thời gian biểu và tập trung xử lý công việc chưa? Dưới đây là gợi ý thời gian biểu làm việc 1 ngày hiệu quả & năng suất để bạn tham khảo:

>> Buổi sáng có giúp bạn tập trung tốt hơn không?

Thời gian biểu làm việc đầu giờ buổi sáng 8h – 10h

Thời gian bắt đầu làm việc ở các công ty sẽ khác nhau, nhưng đa số sẽ là từ 8h sáng, nếu công ty bạn có sự chênh lệch thời gian thì bạn hãy tự động điều chỉnh tương ứng với lịch gợi ý trong bài viết này nhé. Nhiệm vụ đầu tiên của bạn chính là phải đảm bảo rằng mình đi làm đúng giờ, hoặc sớm hơn một tí, không được để bản thân quen với việc đi trễ, đó vừa là thói quen xấu, thiếu chuyên nghiệp, mà còn khiến bạn bị lỡ mất thời gian làm việc buổi sáng. Chẳng hạn như bắt đầu làm từ 8h thì bạn sẽ xử lý được nhiều việc hơn so với chuyện đi trễ tận 8h30 mới tới công ty đúng không?

• 8h – 8h15: Đầu giờ buổi sáng, hãy dành ra 15 phút để meeting với cả team, rằng ngày hôm qua đã hoàn thành xong hết công việc chưa, có tồn đọng gì không, có ai gặp khó khăn gì không, hôm nay dự kiến sẽ cần hoàn thành những đầu việc nào? Từng cá nhân sẽ chia sẻ và mọi người sẽ góp ý, cấp trên sẽ hỗ trợ xử lý các vấn đề khó khăn trong công việc.
• 8h15 – 8h30: 15 phút tiếp theo, bạn nên tự list ra danh sách các việc mình cần làm và đưa chúng vào thời gian biểu xem lúc mấy giờ sẽ làm công việc gì, việc nào cần ưu tiên, cần gấp thì sẽ làm trước.
• 8h30 – 10h: Bạn sẽ tập trung để xử lý công việc theo thời gian biểu làm việc mà mình đã sắp xếp.

10h – 12h cuối buổi sáng nên làm những việc gì?

• 10h – 10h30: Đây là thời gian để bạn nhìn lại các đầu việc ở phía trước xem mình đã hoàn thành kịp chưa, nếu bị trì hoãn chưa làm xong thì lý do là gì, và bây giờ bạn cần thêm bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Đồng thời, nếu có thêm việc nào phát sinh thì hãy đưa vào thời gian biểu, của hôm nay hoặc ngày mai, ngày mốt, miễn sao cân đối cho hợp lý.
• 10h30 – 12h: Bạn sẽ làm các công việc tiếp theo. Nếu có những việc nào cần lên kế hoạch, lên plan, thì bạn nên ưu tiên chúng trong khoảng thời gian này, vì lúc này đầu óc của mình sẽ thoải mái hơn và đang trong khung giờ hoạt động năng suất nhất cho công việc, sẽ giúp các kế hoạch được vạch ra chặt chẽ, chính xác và logic hơn so với khi mới vào làm việc lúc sáng sớm hoặc khi gần ra về buổi chiều.

>> Cách lập kế hoạch và làm việc theo đúng deadline & KPI

Thời gian biểu làm việc đầu giờ buổi chiều 13h – 15h

• 13h – 15h: Nếu có những đầu việc cần phải teamwork, thảo luận nhóm, làm việc cùng các đồng nghiệp khác hoặc làm việc liên phòng ban, thì khoảng thời gian đầu giờ buổi chiều 13h – 15h sẽ phù hợp để bạn ưu tiên cho các công việc đó. Điều này cũng có thể trở thành văn hoá công ty và thói quen làm việc chung cho cả phòng ban, rằng sẽ luôn dành khung giờ này cho các hoạt động công việc cần sự teamwork. Mọi người sẽ cùng tập trung thảo luận công việc, đưa ra các ý tưởng, giải pháp, cùng nhau phân tích, đánh giá để chọn ra phương án tối ưu nhất và cùng nhau hoàn thành công việc theo hướng đó. Lúc này là khoảng thời gian cần sự giao tiếp, trao đổi công việc liên tục giữa các team member với nhau, và giữa cấp trên & cấp dưới nữa, hãy đảm bảo rằng mình không ngại trong việc giao tiếp, báo cáo tiến độ công việc với cấp trên nhé.

Cuối giờ làm việc 15h – 17h nên tập trung hoàn thành gì?

• 15h – 15h15: Sau gần 1 ngày làm việc năng suất và tập trung, thì 15h là thời điểm phù hợp để bạn nhìn lại một lần nữa xem mình có hoàn thành các công việc trong thời gian biểu đúng như dự kiến chưa? Từ sáng tới giờ đã trôi qua 6 tiếng làm việc, mình đã hoàn thành được những gì, xong sớm hay còn đang delay chưa xong, và số lượng đầu việc còn dang dở có nhiều không, có cần điều chỉnh bớt sang hôm sau không, nếu điều chỉnh vậy thì có kịp deadline không? Hãy cân nhắc kỹ để có sự sắp xếp và điều chỉnh hợp lý, hoặc nếu cấp bách quá thì bạn nên nghĩ tới phương án tăng ca, làm thêm giờ trong hôm nay để hoàn thành công việc kịp tiến độ. Đồng thời, bạn cần tính toán thêm xem từ giờ tới khi hết giờ làm việc thì mình còn những công việc nào trong plan, hoặc có việc nào mới phát sinh gấp cần bổ sung vào thời gian biểu làm việc không?
• 15h15 – 16h45: Sau khi đã cân đối ổn rồi thì hãy bắt tay vào làm những việc đó, với tinh thần tập trung cao độ để xử lý kịp thời hạn, tránh để dây dưa lâu tới lúc hết giờ chưa làm xong thì lại phải ở lại công ty, về trễ, thay vào đó thì bây giờ hãy tập trung làm luôn sẽ tốt hơn.
• 16h45 – 17h: Trước khi kết thúc giờ làm việc, hãy dành 15 phút để check kỹ lại danh sách việc cần làm trong ngày, đảm bảo rằng mình đã hoàn thành xong, không bị quên, bị sót công việc nào. Hoặc trong tình huống bất đắc dĩ mình chỉ mới hoàn thành được 90%, vẫn còn 10% công việc tồn đọng lại, thì dời sang hôm sau có sao không, có hợp lý không, hôm sau đã kín lịch chưa? Nếu chưa thì bạn có thể dời sang mai, nhưng nếu hôm sau đã nhiều việc lắm rồi thì hôm nay bạn  nên cố gắng ở lại công ty để hoàn thành nốt, và rút kinh nghiệm trong thời gian biểu làm việc của những ngày tiếp theo để hạn chế tình trạng này.

Bài viết này đã giúp bạn hình dung được thời gian biểu làm việc 1 ngày hiệu quả & năng suất sẽ như thế nào? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Có nên chọn công việc phải thường xuyên tăng ca, làm thêm giờ?

Hỏi đáp nhanh