Sau khi bài viết Cách dùng Google Drive quản lý tài liệu 4 năm đại học nhận được khá nhiều sự quan tâm, anh cũng nhận được một số phản hồi rằng vì sao cần phải dùng Google Drive, lưu trữ tài liệu trên ổ cứng hay thẻ nhớ vẫn được mà. Vậy nên hôm nay anh sẽ liệt kê ra 6 lợi ích khi dùng Google Drive để lưu trữ tài liệu để các em cùng hiểu lý do vì sao anh lại sử dụng nó nhé. Không chỉ hữu ích để lưu tài liệu khi đi học đâu, sau này đi làm thì việc dùng Google Drive cũng cực kỳ phổ biến và là kỹ năng mà bất kỳ ai cũng cần thành thạo luôn.
1. Miễn phí 15GB dung lượng
Điều đầu tiên là công cụ này hoàn toàn miễn phí. Google Drive cho phép các em lưu trữ miễn phí 15GB dung lượng, tức là sẽ đáp ứng được nhu cầu lưu trữ tài liệu mà không sợ hết dung lượng. Còn nếu như các em muốn lưu trữ video thì sẽ tốn dung lượng nhiều hơn, nhưng nó nằm ngoài phạm vi bài viết, vì anh đang đề cập đến lưu trữ tài liệu phục vụ cho học tập và công việc thôi.
2. Dùng được trên nhiều thiết bị
Nếu lưu trữ tài liệu trên thẻ nhớ hay ổ cứng trên máy tính thì các em chỉ xem được tài liệu trên máy tính. Còn khi lưu trữ tài liệu trên Google Drive thì các em sẽ xem và chỉnh sửa được tài liệu trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng. Hoặc sau này khi làm việc ở công ty, phải dùng thẻ nhớ hay USB để có thể xem tài liệu trên cả máy tính cá nhân lẫn máy tính công ty thì sẽ khá mất công. Thay vào đó, các em chỉ cần lưu trữ trên Google Drive thì có thể truy cập dễ dàng trên cả máy tính cá nhân lẫn máy tính công ty rồi. Cực kỳ tiện lợi luôn.
>> Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc và chủ động làm việc
3. Bảo mật, an toàn, không sợ mất dữ liệu
Thẻ nhớ, ổ cứng hay USB tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu nếu chẳng may chúng bị hỏng. Ngoài ra, nếu các em lỡ bị mất USB hay thẻ nhớ thì toàn bộ tài liệu lưu trữ trong đó cũng mất sạch. Còn khi lưu trữ trên Google Drive thì tài liệu của các em sẽ được lưu trữ online, cực kỳ bảo mật, an toàn, cho dù máy tính bị hư thì vẫn không sợ mất dữ liệu.
4. Dễ dàng chia sẻ tài liệu
Khi làm việc nhóm trong trường học lẫn trong công sở, các em sẽ dễ dàng chia sẻ tài liệu với bạn bè, đồng nghiệp thông qua thao tác “share” trên Google Drive, cực kỳ nhanh gọn lẹ và đơn giản. Đồng thời, khi share tài liệu thì các em cũng được quyền chọn xem đối phương sẽ được chỉnh sửa, hay là chỉ được nhận xét hoặc là chỉ được xem tài liệu thôi, đó cũng là một cách phân quyền rất hay, linh hoạt theo ý định của mình.
5. Có thể xem trực tuyến, không cần tải về máy
Có bao giờ các em bực mình vì cứ phải tải về một đống file trên máy chỉ để xem nội dung thôi không? Rồi lại mất công dọn dẹp, xoá bớt các file không dùng đến nữa. Thời đại công nghệ 4.0 rồi, khi lưu trữ tài liệu trên Google Drive là mình có thể xem trực tuyến luôn, khi có ai chia sẻ tài liệu cho mình thì mình chẳng cần tải về máy, chỉ cần mở lên xem online, cực kỳ tiện lợi.
6. Cho phép nhiều người cùng soạn và sửa tài liệu
Lợi ích cuối cùng và cũng cực kỳ hữu dụng của Google Drive chính là cho phép nhiều người cùng soạn và chỉnh sửa tài liệu, cực kỳ phù hợp khi làm tiểu luận và thuyết trình nhóm. Cả nhóm có thể cùng xem một file, cùng chèn vào các đoạn nhận xét, cùng chỉnh sửa nội dung bài làm sao cho phù hợp nhất trước khi gửi cho giảng viên. Sau này đi làm cũng thế, các file kế hoạch, báo cáo, hợp đồng,… đều có thể được gửi online trên Google Drive để nhiều người cùng góp ý, review và hoàn thiện. Đồng thời, nó cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa phòng trường hợp các em cần quay lại để xem lại các thông tin cũ hoặc kiểm tra xem là ai đã sửa gì trên tài liệu đó.
>> Tổng hợp các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trong công việc
Hỏi đáp nhanh
À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe
—
?? Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
? Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
? Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
? Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.
