Home Hành trang vào đời Tổng Hợp Các Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Cần Thiết Trong Công Việc

Tổng Hợp Các Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Cần Thiết Trong Công Việc

by Hoàng Khôi Phạm
Tổng Hợp Các Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Cần Thiết Trong Công Việc

Bên cạnh kỹ năng ngoại ngữ thì kỹ năng tin học văn phòng cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng khi xin việc. Nếu theo đuổi ngoại ngữ được đánh giá là khó nhằn, thì kỹ năng tin học văn phòng lại là điều mà các em hoàn toàn có thể dễ dàng học và thực hành thành thạo. Khi mới ra trường, đó là kỹ năng đầu tiên mà anh tự tin ghi vào CV mà không cần suy nghĩ, vì hầu như công việc nào cũng yêu cầu các kỹ năng tin học như soạn thảo văn bản, phân tích thống kê dữ liệu, làm slide thuyết trình,…

Trong bài viết này, anh sẽ tổng hợp các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trong công việc dựa trên trải nghiệm thực tế của anh sau 5 năm đi làm. Hy vọng sẽ giúp các em có được cái nhìn tổng quan và đầy đủ nhất về những gì mình cần trau dồi để thành thạo kỹ năng tin học và tự tin ứng tuyển nha!

1. Word – Kỹ năng tin học văn phòng mà ai cũng phải biết

Chắc chắn rằng ai trong chúng ta cũng đều đã được học Word từ cấp 2, cấp 3. Gõ chữ để soạn thảo văn bản trên Word thì ai cũng biết rồi. Tuy nhiên, các em nên học cách gõ nhanh, gõ bằng 10 ngón nữa, đó sẽ là ưu điểm cực lớn khi sau này các em làm những công việc phải đánh máy nhiều, chẳng hạn như Content Marketing. Ngoài ra, các em cũng cần phải biết cách format văn bản cho đẹp và chuyên nghiệp bằng các tính năng:

  • Headings
  • Bullet
  • Numbering
  • Line Spacing
  • In đậm, in nghiêng, gạch dưới
  • Căn lề (trái, phải, giữa, đều)
  • Đổi màu chữ, kích thước chữ
  • Chèn link, nhận xét
  • Chèn hình ảnh, bảng biểu
  • Các phím tắt phổ biến: Copy – Ctrl + C, Cut – Ctrl + X, Paste – Crtl + V, Find – Ctrl + F, Replace – Ctrl + H, Print – Ctrl + P, Save – Ctrl + S,…

>> Tổng hợp các phím tắt trong Word phổ biến nhất

Đồng thời, có 1 số quy định chung để đảm bảo các em sẽ định dạng văn bản đẹp và chuyên nghiệp là:

  • Thống nhất 1 font chữ
  • Các tiêu đề có thể in đậm và để kích thước lớn hơn 1 tí.
  • Sử dụng gạch đầu dòng hoặc Bullet khi muốn liệt kê ý.
  • Không sai lỗi chính tả.
  • Không có lỗi khoảng cách (không có khoảng cách hoặc có tận 2 khoảng cách giữa các từ).
  • Không dùng đoạn văn quá dài (đoạn nào dài trên 6 dòng thì nên tách đôi).
  • Không để tiêu đề ở dòng cuối cùng của trang (cần đẩy tiêu đề phần đó sang đầu trang tiếp theo bằng tính năng “Page Break”).

2. Excel – Kỹ năng tin học văn phòng quan trọng để phân tích & thống kê dữ liệu

Nhắc tới Excel, các em sẽ nhớ ngay đến các hàm tính đúng không nào? Chính nhờ có các hàm Excel đó mà công cụ này được sử dụng cực kỳ phổ biến để phân tích và thống kê dữ liệu. Nếu làm các công việc liên quan tới dữ liệu và các con số, đặc biệt là ngành kế toán, kiểm toán, ngân hàng,… thì chắc chắn phải thành thạo Excel.

Dưới đây là một số hàm Excel phổ biến trong công việc:

  • Sum – Tính tổng
  • Sumif – Tính tổng có điều kiện
  • Avarage – Tính trung bình
  • Round – Làm tròn số
  • Count – Đếm số lượng
  • Countif – Đếm số lượng có điệu kiện
  • Left – Lấy ký tự bên trái
  • Right – Lấy ký tự bên phải
  • And – Thoả mãn 2 điều kiện
  • If – Điều kiện (nếu đúng thì ra giá trị này, nếu sai thì ra giá trị kia)
  • Vlookup – Trích xuất dữ liệu cột
  • Hlookup – Trích xuất dữ liệu dòng
  • Min – Giá trị nhỏ nhất
  • Max – Giá trị lớn nhất
  • Year – Giá trị năm
  • Month – Giá trị tháng
  • Day – Giá trị ngày

>> Cách dùng 10 hàm Excel phổ biến nhất trong tin học văn phòng

Bên cạnh các hàm tính, thì các em cũng cần thành thạo các công cụ để format, lọc và sắp xếp dữ liệu Excel như:

  • In đậm, in nghiêng, gạch dưới
  • Căn trái, phải, giữa
  • Đổi màu chữ, kích thước chữ
  • Tô màu ô, kẻ viền ô
  • Chèn cột, chèn dòng
  • Xoá cột, xoá dòng
  • Merge (hợp nhất ô)
  • Wrap text (chữ nằm trọn trong ô)
  • Sort (sắp xếp theo thứ tự tăng/giảm dần)
  • Filter (lọc)
  • Các phím tắt phổ biến (tương tự như Word): Copy – Ctrl + C, Cut – Ctrl + X, Paste – Crtl + V, Find – Ctrl + F, Replace – Ctrl + H, Print – Ctrl + P, Save – Ctrl + S,…

3. Powerpoint – Công cụ quan trọng để làm slide thuyết trình

Đây chắc hẳn là công cụ quen thuộc vì khi làm bài thuyết trình trong trường thì các em cũng đã sử dụng nhiều rồi đúng không? Sau này đi làm, mình cũng sẽ cần thuyết trình ý tưởng với cả team hoặc với cấp trên, với phòng ban khác,… Lúc đó, hãy chứng tỏ mình là 1 người có kỹ năng tin học văn phòng chuyên nghiệp nha. Không có gì khó cả, phần làm slide phụ thuộc nhiều vào khả năng thẩm mỹ và sáng tạo của mỗi người chứ không hề có khuôn mẫu nào cả. Còn nếu bạn nào cảm thấy mình không giỏi thiết kế slide thì có thể thử tải các mẫu template miễn phí trên mạng hoặc dùng chính các mẫu slide có sẵn của Powerpoint.

>> 5 yếu tố quan trọng giúp nâng cao kỹ năng thuyết trình

Trong Powerpoint, các em chỉ cần nắm các tính năng cơ bản sau:

  • Text box (chèn chữ)
  • Shapes (chèn hình khối: hình vuông, tròn, tam giác, chữ nhật, ngôi sao,…)
  • Pictures (chèn hình từ máy tính)
  • Table (chèn bảng)
  • Animation (tạo hiệu ứng)
  • Đổi màu, đổi kích thước chữ
  • Đổi màu, đổi kích thước hình khối
  • Phím tắt F5 để trình chiếu.

>> Cách làm slide thuyết trình đẹp bằng PowerPoint

Vậy là xong rồi, không có gì khó cả. Chúc các em rèn luyện thật tốt kỹ năng tin học văn phòng để tự tin ứng tuyển nha.

Hỏi đáp nhanh

À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe https://bit.ly/TTVD-HoiDap


👍🏻 Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
👥 Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
👥 Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
👤 Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.

Có thể bạn sẽ thích