Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng trong học tập và công việc. Khi đi học, sinh viên phải học cùng lúc rất nhiều môn, mỗi môn đều có bài tập nhóm, bài thuyết trình, bài tập về nhà, bài kiểm tra,… nếu không biết sắp xếp thời gian và mức độ ưu tiên hợp lý cho từng môn học thì sẽ rất dễ bị quá tải, học trước quên sau, gần đến ngày thi mới tá hoả vì còn quá nhiều kiến thức chưa ôn.
Sau này, khi đi làm, phải làm cùng lúc nhiều việc, đối mặt với deadline, với các cuộc họp, báo cáo định kỳ, người không có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ dễ bị tẩu hoả nhập ma, đang làm việc này lại thọt việc kia vào, rồi mải mê làm việc này lại quên mất việc khác, cảm thấy mình luôn bận rộn, làm việc không ngơi nghỉ mà vẫn không xong việc.
Chính vì thế, quản lý thời gian hiệu quả và khoa học là chìa khoá quan trọng giúp các em thành công trong tương lai. Trong bài viết này, từ “công việc” sẽ được nhắc đến để chỉ các việc mình cần làm, bao gồm cả việc học tập, làm việc hay bất cứ việc cá nhân nào khác.
>> 8 thói quen buổi tối quyết định thành bại của sinh viên
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng lập thời gian biểu hợp lý và khoa học để hoàn thành tốt các công việc cần làm, nhằm sử dụng hiệu quả quỹ thời gian của bản thân. Đồng thời, luôn tuân thủ theo thời gian biểu đã đề ra để tăng hiệu suất, năng suất và hiệu quả công việc.
Để quản lý thời gian hiệu quả, các em cần sắp xếp các công việc phải làm theo một hệ thống logic, có sự ưu tiên các công việc quan trọng và linh hoạt với các công việc cần hoàn thành gấp. Đồng thời, phải dự trù được khoảng thời gian phù hợp nhất để hoàn thành từng công việc để không bị thiếu hụt hay lãng phí thời gian cho một việc bất kỳ.
Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả với 6 bước đơn giản
1. Liệt kê các công việc cần làm
Sẽ chẳng thể nào quản lý hiệu quả nếu các em không biết được là mình cần làm những việc gì, có bao nhiêu việc cần hoàn thành trong hôm nay, trong tuần này. Chính vì thế, việc đầu tiên các em cần làm chính là ngồi xuống, liệt kê ra danh sách các công việc mình cần làm trong tuần này, có thể deadline hoàn thành công việc đó không phải trong tuần này, nhưng nếu cần phải bắt đầu làm trong tuần này thì đều phải liệt kê ra hết.
Đối với những công việc lớn, mà để hoàn thành chúng thì mình cần phải làm nhiều công việc nhỏ thì các em cần liệt kê ra rõ các công việc nhỏ đó luôn. Cố gắng liệt kê càng chi tiết càng tốt, vì càng chi tiết thì mình sẽ càng quản lý thời gian hiệu quả.
>> 5 việc sinh viên cần hoàn thành trước khi ra trường
2. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Khi đã có danh sách công việc rồi, các em cần bổ sung thêm 2 điều, đó chính là mức độ quan trọng và deadline cần hoàn thành cho từng công việc. Sau đó, sắp xếp chúng vào 4 nhóm sau đây:
- Ưu tiên 1: Quan trọng và cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên 2: Không quan trọng nhưng cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên 3: Quan trọng nhưng không cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên 4: Không quan trọng và không cần hoàn thành gấp
Đó cũng chính là thứ tự mà mình dựa vào để ưu tiên làm các công việc.
3. Lập thời gian biểu hàng tuần để quản lý thời gian hiệu quả
Một tuần có 7 ngày, trừ thời gian ngủ, sinh hoạt cá nhân và giải trí ra thì mỗi ngày các em sẽ có khoảng 10 tiếng cho các công việc cần làm. Vậy là mỗi tuần mình sẽ có 70 tiếng để em sắp xếp các công việc vào. Chú ý sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và đừng bỏ sót bất kỳ công việc nào nha. À, mà chắc các em đang thắc mắc là ủa làm việc gì mà tới 70 tiếng/tuần, sao nhiều thế?
Thời gian đi học trên trường mỗi tuần của các em chắc chỉ rơi vào khoảng 30 tiếng. Rồi thời gian họp nhóm để làm thuyết trình, tiểu luận rơi vào khoảng 10 tiếng. Thời gian tự ôn bài, tự làm bài tập tầm 10 tiếng. Thời gian 20 tiếng còn lại các em có thể đi làm thêm, sinh hoạt CLB/Đội/Nhóm/Đoàn/Hội hoặc đi học ngoại ngữ, tuỳ mình quyết định, nhưng cần phải kín lịch như thế đấy.
Vì nếu để thời gian trống nhiều khi còn trẻ thì sẽ khá uổng, sau này đi làm, bận rộn công việc, không còn nhiều thời gian để làm những việc cần làm đâu (chẳng hạn như học ngoại ngữ). Lúc đó lại ước giá như hồi xưa mình dành thời gian để học ngoại ngữ… Ở bước này, ngoài việc sắp xếp các công việc vào thời gian biểu, các em còn phải biết ước lượng rằng từng công việc sẽ mất khoảng bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Từ đó, các em mới lập nên được một thời gian biểu phù hợp.
>> Nên tham gia CLB/Đoàn/Hội hay đi làm thêm?
4. Tuân thủ giờ nào việc nấy để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Khi đã lên được thời gian biểu rồi thì các em cần phải tuân thủ giờ nào việc nấy, không được đang trong giờ này mà chen ngang làm việc kia được. Đặc biệt, các em phải rèn luyện được tính kỷ luật, tập trung làm việc, không lo ra, không lướt facebook, không buồn ngủ hay đói bụng trong thời gian được quy định để làm việc.
À, nếu có việc nào phát sinh đột xuất hay cần phải làm gấp thì các em cũng khoan làm, vì giờ nào việc nấy mà, hãy ghi chú nó lại vào sổ tay và đi đến bước tiếp theo.
5. Linh hoạt đổi lịch khi cần thiết
Người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cũng chính là người không cứng nhắc, mà cần phải biết linh hoạt đổi lịch, dời lịch khi cần thiết. Vì trong cuộc sống luôn có những công việc phát sinh thêm đột xuất, nhiều khi còn cần phải hoàn thành gấp nữa. Chưa kể đến việc nhiều công việc cũng có thể tự nhiên bị dời lại, chẳng hạn như giảng viên dời buổi học, sếp dời lịch họp, đối tác dời lịch làm việc,…
Những lúc phải cân lại lịch như thế này thật sự là bài toán không hề dễ dàng, đặc biệt là với những ai có lịch trình công việc dày đặc, kín mít. Ban đầu, việc đổi lịch có thể làm các em khó chịu vì phải toát mồ hôi suy nghĩ. Nhưng sau này, khi đã quen rồi thì các em sẽ cảm thấy bình thường thôi, đổi lịch sao cũng được, đừng bỏ sót công việc là được.
6. Luôn tổng kết cuối ngày
Các em đừng vì cảm giác mệt mỏi sau một ngày dài mà lại bỏ qua bước tổng kết này nha, không tổng kết thì dễ bị sót việc lắm đó. Dù rất cố gắng nhưng không phải lúc nào các em cũng có thể hoàn thành đúng lịch đâu. Nhiều khi theo thời gian biểu là phải hoàn thành 10 việc nhưng đến cuối ngày mới làm xong có 9 việc. Hay ngược lại, có những hôm năng suất làm việc cao quá, lại làm lấn sang cả việc của hôm sau luôn. Chính vì thế, cuối mỗi ngày, các em cần tổng kết lại, nếu có việc nào chưa hoàn thành được thì bổ sung chúng vào thời gian biểu của hôm sau và điều chỉnh lịch sao cho cân đối. Còn nếu lỡ làm lấn sang việc của ngày hôm sau thì cũng cần điều chỉnh lại lịch ngày hôm sau sao cho hợp lý luôn.
Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các em trong việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian nha. Chúc các em sẽ quản lý thời gian thật tốt và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.
>> Tổng hợp cách rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết để sinh viên tự tin vào đời
Hỏi đáp nhanh
À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe
—
?? Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
? Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
? Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
? Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.
