Excel được xem là công cụ tin học văn phòng hàng đầu trong việc phân tích, thống kê và quản lý dữ liệu. Dù làm việc ở bất cứ phòng ban hay vị trí nào, các em cũng cần phải thành thạo các hàm Excel phổ biến. Một vài ví dụ đơn giản để các em hình dung được sự phổ biến của Excel trong công sở nhé:
- Phòng nhân sự: Quản lý danh sách nhân viên, chấm công, tính lương;
- Phòng kế toán: Quản lý thu chi, công nợ, dòng tiền, thuế, lợi nhuận;
- Phòng kinh doanh: Quản lý doanh thu, doanh số của từng nhân viên, từng dòng sản phẩm;
- Phòng marketing: Cân đối ngân sách marketing, hiệu quả marketing theo tuần/tháng hoặc theo từng campaign;
- Phòng chăm sóc khách hàng: Quản lý danh sách khách hàng;
- Kho vận: Quản lý xuất – nhập – tồn kho…
Chính vì Excel cực kỳ cần thiết như thế nên những ai sở hữu kỹ năng Excel giỏi sẽ gặp nhiều thuận lợi trong công việc và dễ dàng nhận được cơ hội tăng lương, thưởng, thăng tiến. Cùng điểm qua các hàm Excel được dùng phổ biến nhất hiện nay nhé.
>> Tổng hợp các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trong công việc
1. SUM – Hàm Excel phổ biến nhất
Đây là hàm Excel phổ biến nhất, dùng để tính tổng giá trị trong Excel. Có 3 cách sử dụng hàm SUM phổ biến nhất là:
- Tính tổng các ô bất kỳ (không liền kề nhau) chẳng hạn như ô A1, A6 và B3: =SUM(A1;A6;B3)
- Tính tổng các ô liền kề nhau, chẳng hạn như A1, A2, A3, A4: =SUM(A1:A4)
- Tính tổng các số, chẳng hạn như 22 và 85: =SUM(22;85)
Lưu ý:
- Tuỳ cách cài đặt của từng máy tính mà dấu “;” có thể sẽ thay bằng dấu “,”
- Bài viết này sẽ thống nhất dùng dấu “;” ở toàn bộ các công thức.
2. AVERAGE
Đây là hàm dùng để tính giá trị trung bình trong Excel. Có 3 cách sử dụng hàm AVERAGE phổ biến nhất là:
- Tính trung bình các ô bất kỳ (không liền kề nhau) chẳng hạn như ô A1, A6 và B3: =AVERAGE(A1;A6;B3)
- Tính trung bình các ô liền kề nhau, chẳng hạn như A1, A2, A3, A4: =AVERAGE(A1:A4)
- Tính trung bình các số, chẳng hạn như 22 và 85: =AVERAGE(22;85)
3. ROUND
Đây làm hàm dùng để làm tròn số, công thức rất đơn giản, chẳng hạn nếu muốn làm tròn giá trị của ô A1: =ROUND(A1;N), với các giá trị N khác nhau, chúng ta sẽ có các cách làm tròn khác nhau, cụ thể là:
- N = 1 (làm tròn đến 1 số thập phân, chẳng hạn 123,48 sẽ làm tròn thành 123,5)
- N = 2, 3, 4,… (làm tròn đến 2, 3, 4,… số thập phân tương ứng)
- N = 0 (làm tròn đến hàng đơn vị, chẳng hạn 123,48 sẽ làm tròn thành 123)
- N = -1 (làm tròn đến hàng chục, chẳng hạn 123,48 sẽ làm tròn thành 120)
- N = -2, -3, -4,… (làm tròn tương tự đến hàng trăm, ngàn, chục ngàn)
4. LEFT
Đây là hàm dùng để lấy ký tự bên trái, chẳng hạn ô A1 có nội dung là “SFH3833”, thì khi dùng các cú pháp sau đây sẽ trả về các kết quả khác nhau:
- Lấy 1 ký tự bên trái =LEFT(A1;1) -> Trả về kết quả là S
- Lấy 2 ký tự bên trái =LEFT(A1;2) -> Trả về kết quả là SF
- Lấy 3 ký tự bên trái =LEFT(A1;3) -> Trả về kết quả là SFH
5. RIGHT
Đây là hàm dùng để lấy ký tự bên phải, chẳng hạn ô A1 có nội dung là “SFH3833”, thì khi dùng các cú pháp sau đây sẽ trả về các kết quả khác nhau:
- Lấy 1 ký tự bên phải =RIGHT(A1;1) -> Trả về kết quả là 3
- Lấy 2 ký tự bên phải =RIGHT(A1;2) -> Trả về kết quả là 33
- Lấy 3 ký tự bên phải =RIGHT(A1;3) -> Trả về kết quả là 833
>> Tổng hợp các phím tắt trong Word phổ biến nhất
6. MIN
Đây là hàm dùng để lấy giá trị nhỏ nhất trong Excel. Có 3 cách sử dụng hàm MIN phổ biến nhất là:
- Lấy giá trị nhỏ nhất của các ô bất kỳ (không liền kề nhau) chẳng hạn như ô A1, A6 và B3: =MIN(A1;A6;B3)
- Lấy giá trị nhỏ nhất của các ô liền kề nhau, chẳng hạn như A1, A2, A3, A4: =MIN(A1:A4)
- Lấy giá trị nhỏ nhất của các số, chẳng hạn như 22 và 85: =MIN(22;85)
7. MAX
Đây là hàm dùng để lấy giá trị lớn nhất trong Excel. Có 3 cách sử dụng hàm MAX phổ biến nhất là:
- Lấy giá trị lớn nhất của các ô bất kỳ (không liền kề nhau) chẳng hạn như ô A1, A6 và B3: =MAX(A1;A6;B3)
- Lấy giá trị lớn nhất của các ô liền kề nhau, chẳng hạn như A1, A2, A3, A4: =MAX(A1:A4)
- Lấy giá trị lớn nhất của các số, chẳng hạn như 22 và 85: =MAX(22;85)
8. IF
Hàm IF được dùng để trả về “giá trị đúng” hoặc “giá trị sai”, có công thức là =IF(Điều kiện;kết quả nếu điều kiện đó đúng;kết quả nếu điều kiện đó sai). Thử một số ví dụ để dễ hiểu hơn nha:
- =IF(A1>9;4;3) -> Trả về kết quả 4 nếu giá trị ô A1 lớn hơn 9; Trả về kết quả 3 nếu giá trị ô A1 không lớn hơn 9
- =IF(A1>A2;A3;A5) -> Trả về giá trị ô A3 nếu giá trị ô A1 lớn hơn A2; Trả về giá trị ô A5 nếu giá trị ô A1 không lớn hơn A2
- =IF(A1>9;3;IF(A1>A2;5;7)) -> Đây là dạng IF lồng trong IF, mình cứ giải lần lượt từ trái sang sẽ hiểu được cách nó hoạt động. Nó sẽ trả về kết quả 3 nếu giá trị ô A1 lớn hơn 9; Nếu ô A1 không lớn hơn 9 thì sẽ giải tiếp cái IF tiếp theo, đó là trả về kết quả 5 nếu giá trị ô A1 lớn hơn A2, trả về kết quả 7 nếu giá trị ô A1 không lớn hơn A2
Dù hàm IF có cấu cú pháp phức tạp như thế nhưng nó vẫn là một trong các hàm Excel phổ biến nhất trong tin học văn phòng vì nó có tính ứng dụng cực kỳ cao, giúp chúng ta giải quyết được nhiều điều kiện phức tạp.
9. VLOOKUP
Hàm VLOOKUP được dùng phổ biến để trích xuất dữ liệu trong 1 cột của bảng này sang bảng khác. Đọc xong chắc gây hoang mang cực độ nhưng thật ra khi ứng dụng lại không quá khó. Công thức của hàm VLOOKUP trong Excel đơn giản như sau: =VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup]). Trong đó:
- Lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
- Table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm (cần được cố định dòng và cột bằng “$”)
- Col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị cần dò tìm trong bảng trên
- Tange_lookup (không bắt buộc): Gõ số 1 nếu muốn dò tìm tương đối, số 0 nếu muốn dò tìm với độ chính xác tuyệt đối
Ví dụ công thức = VLOOKUP(A1;$B$1:$D$10;2;0) Tức là mình đang muốn tìm xem giá trị ô A1 sẽ tương ứng với giá trị nào trong cột C (cột thứ 2 trong bảng $B$1:$D$10) và mình đang muốn dò tìm với độ chính xác tuyệt đối.
10. HLOOKUP
Tương tự như VLOOKUP, hàm HLOOKUP cũng được dùng phổ biến để trích xuất dữ liệu trong 1 cột của bảng này sang bảng khác. Nếu VLOOKUP là trích xuất dữ liệu theo cột, thì HLOOKUP là trích xuất dữ liệu theo hàng. Công thức của hàm HLOOKUP trong Excel đơn giản như sau: =HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup]). Trong đó:
- Lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
- Table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm (cần được cố định dòng và cột bằng “$”)
- Row_index_num: Thứ tự của hàng chứa giá trị cần dò tìm trong bảng trên (chỉ có phần này là khác so với VLOOKUP)
- Tange_lookup (không bắt buộc): Gõ số 1 nếu muốn dò tìm tương đối, số 0 nếu muốn dò tìm với độ chính xác tuyệt đối
Ví dụ công thức = HLOOKUP(A1;$B$1:$F$3;2;0) Tức là mình đang muốn tìm xem giá trị ô A1 sẽ tương ứng với giá trị nào trong hàng 2 (hàng thứ 2 trong bảng $B$1:$F$3) và mình đang muốn dò tìm với độ chính xác tuyệt đối.
>> Cách rèn luyện các kỹ năng mềm quan trọng để sinh viên tự tin tìm việc khi ra trường
—
Hy vọng sau bài viết này, các em đã nắm được cách dùng 10 hàm Excel phổ biến nhất trong tin học văn phòng nha!
Hỏi đáp nhanh
À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe
—
?? Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
? Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
? Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
? Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.