Khi đi làm, có những người luôn trong trạng thái đầu bù tóc rối vì cảm thấy có quá nhiều việc phải làm, làm mãi mà không xong hết việc. Liệu bạn có thật sự bận rộn như bạn đang nghĩ? Phải chăng bạn đang làm việc kém năng suất, phải mất nhiều thời gian hơn người khác để hoàn thành công việc của mình? Đừng lo, dưới đây là 4 cách giúp bạn giảm lãng phí thời gian và nhân đôi hiệu quả làm việc.
>> Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong học tập và công việc
1. Loại bỏ các tình huống phải làm đi làm lại
Chỉ 1 task thôi nhưng phải làm đi làm lại mới xong, sếp review rất nhiều lần, sửa tới sửa lui mới xong việc. Điều đó vừa lãng phí thời gian, khiến công việc của bạn bị trì trệ, lại vừa làm cho tinh thần bạn bị suy sụp, mất hứng làm việc vì lúc nào cũng phải sửa đi sửa lại mới vừa ý sếp.
Vậy thì bạn hãy thay đổi ngay thôi. Hãy hỏi rõ sếp rằng họ mong muốn điều gì, muốn kết quả đạt được như thế nào, có các yêu cầu cụ thể ra sao,… Từ đó, bạn sẽ follow công việc theo đúng các yêu cầu và mong muốn mà sếp đã vạch ra ban đầu, như thế sẽ loại bỏ được các tình huống phải làm đi làm lại, review tới review lui. Chỉ đơn giản như thế thôi mà bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và hoàn toàn có thể nhân đôi hiệu quả làm việc. Nếu loại bỏ được các tình huống phải làm đi làm lại đó thì thay vì mỗi ngày chỉ làm được 3 việc, thì bạn đã có thể làm được tới 6 việc luôn ấy.
2. Chủ động trong công việc, không làm việc một cách máy móc
Phần này rất dễ hiểu. Chẳng hạn như sếp yêu cầu bạn in một xấp tài liệu, thay vì bạn nhấn in ra ngay lập tức một cách máy móc, thì bạn cần chủ động dò lại tài liệu xem trong đó có bị lỗi chính tả hay lỗi trình bày không. Nếu có, bạn hãy sửa lại cho chỉn chu trước khi in ra. Vì bản chất việc in tài liệu không đơn thuần là in tài liệu, mà bạn còn phải chủ động kiểm tra tài liệu trước khi in nữa. Đó gọi là chủ động trong công việc.
Vì nếu thiếu đi sự chủ động, làm việc một cách máy móc, thì bạn sẽ không hoàn thành tốt công việc, rồi phải làm lại nhiều lần, phải luôn bị sếp nhắc nhở, vừa tốn thời gian của bạn mà vừa tốn thời gian của sếp nữa. Chẳng hạn như tình huống vừa rồi, lỡ bạn không kiểm tra trước mà in tài liệu ra với rất nhiều lỗi chính tả, lỗi trình bày thì sao? Vừa phải mất thời gian kiểm tra lại, in lại, vừa tốn công suất sử dụng máy in, khiến cho người khác muốn xài máy in lại phải chờ bạn in đi in lại nữa.
>> Câu hỏi phỏng vấn: Bạn có phải người chủ động trong công việc không?
3. Lên quy trình chuẩn xác cho những việc có tính chất lặp lại
Có rất nhiều công việc chuyên môn lặp đi lặp lại mỗi tuần, mỗi tháng, thậm chí là mỗi ngày. Nếu bạn chưa có quy trình chuẩn xác cho những công việc đó thì sẽ dễ xảy ra sai sót, khiến công việc bị chậm lại. Ngược lại, nếu bạn đã soạn ra được các quy trình chuẩn xác, lên checklist đầy đủ các đầu việc cần phải hoàn thành cho những việc có tính chất lặp lại thì bạn sẽ hoàn thành công việc mượt mà, trơn tru, nhanh chóng hơn nhiều. Từ đó, giúp hiệu quả công việc của bạn được nhân đôi lên, bạn sẽ làm việc năng suất cao hơn rất nhiều.
Đừng nghĩ rằng việc lặp đi lặp lại thì bạn đã quen tay nên không cần quy trình nhé, luôn có xác suất xảy ra những sai sót trong công việc, đặc biệt là trong những lúc bạn phải làm cùng lúc quá nhiều việc. Chính vì thế, việc lên quy trình chuẩn xác cho những việc có tính chất lặp lại là điều nên làm nếu bạn muốn giảm lãng phí thời gian và nhân đôi hiệu quả làm việc.
4. Ra quyết định chính xác để giảm lãng phí thời gian
Để giảm lãng phí thời gian và nhân đôi hiệu quả làm việc, bạn cần phải luôn ra quyết định chính xác và nhanh chóng. Sẽ rất lãng phí thời gian nếu bạn có những quyết định sai lầm, khiến làm xong phải mất công giải quyết hậu quả rồi làm lại. Chính vì thế, để có thể ra quyết định chính xác và nhanh chóng thì bạn cần phải phân tích kỹ lưỡng tình huống, phân tích cơ hội, rủi ro, đưa ra các giải pháp rồi cân nhắc chọn ra giải pháp tối ưu nhất. Đồng thời, việc ra quyết định cần phải dựa trên phân tích khách quan, chứ không được dựa vào cảm tính chủ quan. Đặc biệt, không vội ra quyết định khi bản thân không tỉnh táo, chưa có đủ các thông tin quan trọng.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn nắm rõ những cách có thể giúp mình giảm lãng phí thời gian và nhân đôi hiệu quả làm việc. Chúc bạn thành công!
>> Câu hỏi phỏng vấn: Đâu là lần ra quyết định khó khăn nhất của bạn?
Hỏi đáp nhanh
À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe
—
?? Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
? Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
? Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
? Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.