Bí Quyết Giao Tiếp Giúp Bạn Phối Hợp Tốt Khi Teamwork Với Đồng Nghiệp

Khi đi làm, bạn sẽ khó lòng làm việc độc lập, một thân một mình xử lý tất cả công việc. Trong những lúc khối lượng công việc ập đến cùng lúc quá nhiều, hoặc có các nhiệm vụ phức tạp cần sự góp sức của nhiều người, thì chắc chắn bạn cần phải làm việc nhóm, teamwork với những đồng nghiệp xung quanh. Để đảm bảo quá trình làm việc nhóm diễn ra suôn sẻ, mang về kết quả tốt, thì bạn cần lưu ý về cách giao tiếp, trao đổi công việc khi teamwork với đồng nghiệp.

>> Kỹ năng giao tiếp cơ bản khi đi làm mà bất kỳ ai cũng cần có

Những trường hợp cần teamwork với đồng nghiệp

Sẽ có những lúc bạn cần teamwork với đồng nghiệp khi đi làm, tuỳ từng vị trí công việc, ngành nghề, tùy từng công ty sẽ có những trường hợp cụ thể khác nhau, nhưng thường sẽ xoay quanh một số trường hợp sau:

• Teamwork giữa bạn với cấp trên, trong quá trình này, cấp trên cũng sẽ quan sát performance và đánh giá hiệu quả làm việc của bạn, để giúp bạn tiến bộ hơn và nếu bạn làm tốt thì sẽ có cơ hội thăng tiến trong tương lai;
• Teamwork giữa bạn với cấp dưới/hoặc với nhân viên mới, cùng làm việc chung để hướng dẫn, training cho họ;
• Phối hợp với đồng nghiệp cùng phòng ban để làm các công việc chung thường ngày, chẳng hạn như phòng Marketing sẽ luôn cần sự teamwork giữa Content Marketing và Designer;
• Phối hợp liên phòng ban trong các dự án lớn của công ty, chẳng hạn như sẽ có những nhiệm vụ quan trọng, các sự kiện lớn cần sự phối hợp giữa phòng Marketing, Kinh doanh, Vận hành,…

Giao tiếp khi teamwork với đồng nghiệp quan trọng thế nào?

Làm việc nhóm đồng nghĩa với việc bạn phải phối hợp cùng nhiều đồng nghiệp khác trong các công việc chung, đòi hỏi bạn phải thường xuyên trao đổi tình hình, cập nhật tiến độ, báo cáo công việc để mọi người cùng nắm, phối hợp nhịp nhàng và kịp thời hỗ trợ nhau khi cần thiết. Để làm tốt được điều đó, thì kỹ năng giao tiếp là một mấu chốt cực kỳ quan trọng, nó giúp cho thông tin được truyền tải một cách nhanh chóng, chính xác, giúp tất cả thành viên đều nắm được tình hình chung, biết rằng mình đang làm được gì, cần tiếp tục làm gì, có bám sát mục tiêu chưa… Giao tiếp giữa các thành viên càng tốt, thì càng đảm bảo chuyện teamwork sẽ đạt kết quả tốt, thậm chí có thể kết quả mang về còn vượt ngoài mong đợi.

>> Ngại giao tiếp, hướng nội thì phải làm sao để tự tin hơn?

Những hệ quả khôn lường khi làm việc nhóm mà giao tiếp chưa tốt

Ngược lại, nếu bạn làm việc nhóm mà ngại giao tiếp, các thành viên hầu như chỉ âm thầm làm việc của mình, rất ít khi trao đổi công việc, hỏi thăm tiến độ của nhau, thì khả năng cao rằng sẽ phải đối mặt với nhiều hệ quả khôn lường:

• Bị bỏ sót thông tin: Có những điều đáng ra toàn bộ thành viên phải biết, hoặc ít nhất thì người leader cũng cần phải biết, vậy mà chỉ vì giao tiếp chưa tốt đã khiến kết quả làm việc trở nên tồi tệ, có nhiều thông tin bị bỏ sót, lỡ như đó là những thông tin quan trọng, khẩn cấp, thì lại càng rủi ro hơn;
• Hiểu lầm, hiểu sai thông tin: Có nhiều trường hợp giao tiếp chưa tốt khi làm việc nhóm đã dẫn tới hệ quả rằng các thành viên hiểu lầm, hiểu sai thông tin, cắm đầu cắm cổ làm việc xong cuối cùng mang lại kết quả không tốt, không đúng như yêu cầu, kỳ vọng, vì đã xảy ra trường hợp hiểu sai thông tin;
• Thiếu sự giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau: Lợi thế khi teamwork là các thành viên có thể kịp thời giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết, tức là khi bạn bị quá tải công việc, hoặc có các đầu việc chưa biết làm, thì có thể nhờ sự trợ giúp từ đồng nghiệp trong nhóm, nhưng chỉ vì ngại giao tiếp nên bạn đã phải loay hoay tự xử lý một mình và mang lại kết quả không tốt, nhiều khi nó cũng ảnh hưởng xấu tới kết quả teamwork chung của nhóm;
• Dễ xảy ra bất đồng quan điểm, xích mích: Một trong những hệ quả khôn lường mà bạn hoàn toàn có thể phải đối mặt khi làm việc nhóm mà giao tiếp chưa tốt chính là các thành viên không hiểu ý nhau, hiểu lầm, bất đồng quan điểm, mâu thuẫn với nhau, hoặc tệ hơn là ganh tị với nhau, cho rằng mình làm nhiều, còn đối phương làm ít. Một khi nội bộ lục đục như vậy thì chắc chắn sẽ kéo theo nhiều hệ luỵ không mong muốn khác;
• Kết quả teamwok tệ, gây ra thiệt hại cho công ty: Thông thường, những việc cần teamwork sẽ là những dự án lớn, các nhiệm vụ quan trọng, và công ty sẽ đầu tư nhiều nguồn lực + tài chính cho các dự án này. Nếu các thành viên giao tiếp chưa tốt với nhau khi teamwork, thì tất nhiên sẽ mang về kết quả tệ, song song đó, cũng sẽ gây ra nhiều thiệt hại cho công ty, khi đã lỡ đầu tư nhiều nhân lực, vật lực, tài lựa cho các dự án quan trọng này.

Bí quyết giao tiếp giúp bạn phối hợp tốt khi teamwork với đồng nghiệp

Sau khi nhận ra những hậu quả khôn lường khi làm việc nhóm mà giao tiếp chưa tốt, thì chắc hẳn rằng bạn sẽ không mong muốn chúng sẽ xảy ra với mình. Vậy thì ngay từ lúc này, bạn cần phải thay đổi, khắc phục nếu thấy rằng mình đang có xu hướng ngại giao tiếp khi teamwork. Đồng thời, bạn cũng cần giúp cho đồng nghiệp xung quanh nhận thức được điều này và có động thái thay đổi cùng với bạn, thì mới đảm bảo cả team có thể làm việc nhóm mang về kết quả tốt. Cụ thể hơn, bạn có thể tham khảo một số bí quyết giao tiếp khi teamwork với đồng nghiệp như sau:

• Lập một group chat chung cho dự án/công việc mà mình đang teamwork, làm việc nhóm với đồng nghiệp;
• Quy định rằng mọi người phải chủ động giao tiếp, báo cáo tiến độ công việc mỗi ngày, nếu có điều gì phát sinh đột xuất thì phải thông báo ngay với nhóm trưởng, để tránh bị bỏ sót thông tin khi teamwork;
• Khi nhận thông tin từ những thành viên khác, nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, thì bạn cần chủ động trao đổi, làm rõ để đảm bảo mình không bị hiểu lầm, hiểu sai thông tin khi giao tiếp trong lúc teamwork;
• Khi teamwork với đồng nghiệp, nếu có những lúc bạn bị quá tải hoặc có những nhiệm vụ chưa biết phải làm sao cho tốt, thì hãy mạnh dạn hỏi đồng nghiệp và nhờ sự trợ giúp của họ, tất cả là vì kết quả chung của cả team;
• Nếu có bất kỳ điều gì phát sinh ngoài kế hoạch, ảnh hưởng tới công việc của mình, hoặc có những đề xuất để tăng hiệu quả làm việc nhóm, thì bạn cần ngay lập tức thông báo với nhóm trưởng để kịp thời xử lý;
• Nếu có những việc bất đồng quan điểm giữa các thành viên trong team, thì cần gấp rút tổ chức cuộc họp để cả nhóm cùng nhau giao tiếp, thảo luận, đóng góp ý kiến và thống nhất quan điểm, chọn ra phương án phù hợp nhất, tránh để điều đó âm thầm biến thành xích mích, mâu thuẫn nội bộ;
• Nhóm trưởng cần đại diện cho cả team để giao tiếp, giữ liên lạc, báo cáo tiến độ với ban giám đốc/cấp trên/hoặc các phòng ban liên quan, để đảm bảo tất cả những người liên quan đều nắm được tiến độ teamwork của mình.

Bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ rằng giao tiếp khi teamwork với đồng nghiệp quan trọng thế nào, nếu ngại giao tiếp thì phải đối mặt với những hệ quả khôn lường nào, đồng thời, gợi ý một số bí quyết giúp bạn phối hợp tốt khi giao tiếp với đồng nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Sợ sếp, nhưng đừng ngại giao tiếp với sếp trong công việc

Hỏi đáp nhanh