Giao Tiếp Nội Bộ Là Gì, Quan Trọng Thế Nào Khi Đi Làm?

Đi làm thì tất nhiên phải giao tiếp, trao đổi công việc với đồng nghiệp, nhất là khi cùng nhau teamwork, thực hiện các dự án chung. Tuy nhiên, có bao giờ bạn nghe qua về khái niệm giao tiếp nội bộ chưa? Có một sự thật rằng nhiều người dù đã đi làm lâu năm nhưng vẫn còn lạ lẫm, chưa thể tự giải nghĩa rằng giao tiếp nội bộ là gì, thậm chí cũng chẳng hiểu rõ rằng nó quan trọng thế nào khi đi làm? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời giải đáp trong bài viết này nhé!

>> Ngại giao tiếp, hướng nội, phải làm sao để tự tin hơn?

Giao tiếp nội bộ là gì?

Giao tiếp nội bộ là trường hợp nhân viên cùng công ty, cùng phòng ban liên lạc, trao đổi công việc với nhau, đó có thể là bất kỳ công việc teamwork nào cần sự phối hợp, thảo luận giữa nhiều thành viên, cùng hỗ trợ nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Giao tiếp nội bộ có thể là cuộc trao đổi riêng giữa 2 nhân viên, nhưng cũng có thể là cuộc thảo luận theo nhóm đông người, không giới hạn số lượng thành viên tối đa, miễn sao đó là những người liên quan, cần nắm được các nội dung, thông tin của cuộc giao tiếp. Ngoài ra, bên cạnh các nội dung liên quan tới công việc, thì các công ty cũng sẽ có kênh giao tiếp nội bộ để thảo luận các vấn đề khác, chẳng hạn như các hoạt động teambuilding, ăn uống, vui chơi, giải trí ngoài giờ làm việc, để giúp nội bộ công ty đoàn kết, giúp tập thể nhân viên gắn bó với nhau hơn.

Các hình thức giao tiếp nội bộ thường gặp

Tuỳ theo từng công ty, từng loại hình kinh doanh và số lượng nhân viên, sẽ có các hình thức giao tiếp nội bộ khác nhau. Có những công ty chỉ đơn giản là sử dụng Zalo để nhắn tin, trao đổi công việc, giao tiếp nội bộ giữa các nhân viên, phòng ban, vì đây là công cụ có thể chat riêng, cũng có thể tạo group chat nhiều thành viên, và dễ dàng đăng ký tài khoản, thậm chí đa số mọi người cũng đều đã có sẵn tài khoản Zalo rồi, đỡ phải mất công tạo mới. Hoặc cũng có một số công ty chuyên nghiệp hơn, không sử dụng Zalo vì nó mang tính cá nhân, không muốn dính líu nó với công việc, vì có thể nhân viên sẽ dễ bị xao nhãng bởi các tin nhắn từ người thân, bạn bè, nên đã tự thiết lập các kênh giao tiếp nội bộ khác, có thể là Slack, Chanty, Microsoft Teams, Facebook Workplace Groups, Discord, Flock,…

Tuỳ theo mục đích, quy mô, vai trò và nhu cầu sử dụng, mà mỗi công ty sẽ tự cân nhắc, đánh giá và lựa chọn ra hình thức giao tiếp nội bộ phù hợp với mình. Ngoài ra, bên cạnh việc trao đổi thông tin qua các kênh chat, thì các doanh nghiệp cũng ưa chuộng việc giao tiếp nội bộ thông qua email, cuộc điện thoại, các cuộc họp, hoặc nhân viên chủ động nói chuyện, tương tác trực tiếp để thảo luận công việc với đồng nghiệp xung quanh, miễn sao mọi người cảm thấy nó hiệu quả, giúp mình truyền tải được toàn bộ thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện, dễ hiểu và chính xác.

>> Kỹ năng giao tiếp cơ bản khi đi làm mà bất kỳ ai cũng cần có

Giao tiếp nội bộ quan trọng thế nào khi đi làm?

Sau khi tìm hiểu giao tiếp nội bộ là gì, chúng ta sẽ cùng làm rõ xem giao tiếp nội bộ có vai trò quan trọng thế nào khi đi làm? Đầu tiên, chắc hẳn bạn thừa biết rằng khi đi làm thì phải nói chuyện, giao tiếp với đồng nghiệp, thì mới có thể xử lý công việc một cách trơn tru, thuận lợi, nhất là khi teamwork cùng mọi người. Đồng thời, bạn cũng hoàn toàn có thể tự suy ra rằng nếu làm việc chung mà ngại giao tiếp, không chủ động trao đổi thông tin, gặp vấn đề trục trặc mà cứ im lặng, không báo với ai, không biết xử lý cũng im im, không chịu mở miệng ra hỏi mọi người, thì khả năng cao rằng sẽ khiến công việc bị đổ bể, trì trệ, thậm chí mang lại nhiều hệ quả khôn lường, gây thiệt hại cho công ty và ảnh hưởng xấu tới kết quả công việc chung của cả tập thể, vì khi làm việc nhóm, mỗi cá nhân đều là một mắt xích quan trọng, nếu đứt gãy thông tin ở bất kỳ mắt xích nào, thì cũng sẽ khiến cả team bị ảnh hưởng nặng nề. Và chính bạn phải chịu trách nhiệm cho hậu quả này.

Song song đó, khi đi làm mà ngại nói chuyện, không chịu giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp, thì sẽ khiến mọi người có cái nhìn thiếu thiện cảm về bạn, cho rằng bạn không hoà đồng, chảnh choẹ, hoặc không thật sự nghiêm túc với công việc. Điều này sẽ khiến quá trình làm việc nhóm giữa bạn với đồng nghiệp trở nên gượng gạo hơn, vì mọi người không thích bạn, không đồng ý làm việc với người không hiểu được vai trò của giao tiếp nội bộ. Ngoài ra, khi đi làm, nếu bạn giao tiếp nội bộ không tốt, thì khả năng cao rằng sẽ dẫn tới những hiểu lầm không đáng có với đồng nghiệp xung quanh, càng nhiều hiểu lầm sẽ càng khiến không khí làm việc trở nên nặng nề hơn, dễ khiến các xích mích, tranh cãi bùng nổ.

Cách giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp khi đi làm

Sau khi hiểu được vai trò, tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ và những hệ quả khi giao tiếp chưa tốt khi đi làm, thì chắc chắn rằng bạn đang muốn ngay lập tức rèn luyện, tập cho mình cách giao tiếp với đồng nghiệp sao cho hiệu quả hơn. Đây là một tín hiệu đáng mừng, vì ít ra bạn cũng đã hiểu được vấn đề, đã kịp nhận ra rằng giao tiếp nội bộ khi đi làm quan trọng như thế nào, và bạn đang chủ động tìm cách để nâng cao khả năng giao tiếp của bản thân.

Đầu tiên, bạn cần phải xoá bỏ rào cản, khoảng cách giữa mình với đồng nghiệp xung quanh, đừng khiến không khí đi làm trở nên quá nghiêm trọng, thay vào đó, hãy cố gắng hoà đồng, thân thiện, nói chuyện thoải mái với đồng nghiệp để kết thân với mọi người, cách đơn giản nhất là rủ nhau ăn sáng, ăn trưa, nói chuyện về các chủ đề đang hot, hoặc đơn giản là tham gia vào cuộc trò chuyện rồi lắng nghe mọi người nói thôi cũng được. Tiếp theo, bạn hãy thoải mái tinh thần hơn, đừng ngại giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp khi đi làm, vì thật ra mọi người đều có mục tiêu chung là muốn hoàn thành công việc một cách tốt nhất, thuận lợi nhất, chứ đừng sợ sẽ bị mọi người phán xét, phàn nàn khi bạn nêu lên vấn đề hoặc nhờ giúp đỡ trong công việc. Tức là khi có bất kỳ vấn đề, trục trặc nào phát sinh trong quá trình làm việc, thì bạn hãy mạnh dạn nói ra, trao đổi rõ ràng với đồng nghiệp, với cấp trên, với những ai có liên quan, để cùng nhau thảo luận và kịp thời đưa ra phương án xử lý, chứ đừng im lặng để tới khi mọi chuyện vỡ lẽ thì đã muộn.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải học cách đánh giá, cân nhắc, lựa chọn các kênh giao tiếp phù hợp nhất trong từng trường hợp, chẳng hạn như khi đứng trước một vấn đề phát sinh trong công việc, thay vì chọn đại một kênh giao tiếp nào đó để thông báo cho mọi người, thì bạn cần tự cân nhắc xem nên gửi email, chat, gọi điện, nói chuyện trực tiếp hay tổ chức cuộc họp, hãy chọn kênh giao tiếp mà bạn cho rằng hiệu quả nhất trong từng tình huống.

Bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ giao tiếp nội bộ là gì, có vai trò quan trọng như thế nào khi đi làm, và nắm được cách rèn luyện khả năng giao tiếp với đồng nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Cách biến hình từ ngại giao tiếp thành người tự tin giao tiếp

Hỏi đáp nhanh