Tin Học Văn Phòng Là Gì? Ứng Dụng Thế Nào Trong Công Việc?

Từ khi còn là sinh viên, chắc hẳn bạn đã nhiều lần nghe đến khái niệm tin học văn phòng, ai cũng cho rằng đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng khi đi làm sau này. Tuy nhiên, khi đó, bạn cũng chưa quan tâm lắm tới điều đó, vì nghĩ rằng kiến thức chuyên ngành mới là điều mấu chốt để quyết định thành bại sau này. Vậy liệu đâu mới là quan điểm chính xác? Tin học văn phòng là gì? Nó được ứng dụng thế nào trong công việc?

>> Tổng hợp các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết trong công việc

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một kỹ năng mềm quan trọng, giúp bạn có thể ứng dụng thành thạo các công cụ phổ biến trên máy tính, nhằm hỗ trợ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Nhắc tới tin học văn phòng, người ta thường sẽ nghĩ ngay tới Word, Excel, Powerpoint, vì chúng là những công cụ tin học văn phòng phổ biến nhất, được ứng dụng nhiều nhất. Nhưng nếu chưa giỏi tin học văn phòng thì sao, có ảnh hưởng gì tới công việc không?

Tin học văn phòng có quan trọng không?

Sau khi tìm hiểu tin học văn phòng là gì, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu xem tin học văn phòng có quan trọng không thông qua một ví dụ thực tế như sau. Một sinh viên mới ra trường, trong giai đoạn thử việc, được cấp trên nhờ soạn thảo văn bản, canh chỉnh văn bản theo đúng chuẩn, nhưng lại lơ tơ mơ, loay hoay mãi mà không làm xong, hỏi ra mới biết là hồi trước cũng từng học Word, nhưng không chú trọng lắm, học xong quên luôn. Vậy là chỉ một vấn đề nhỏ như thế, cũng khiến bạn ấy bị cấp trên đánh giá không tốt, vừa buồn, vừa áp lực, vừa thấy mình tệ. Lại càng buồn hơn khi sếp nhờ một bạn khác, và bạn ấy làm xong nhanh gọn lẹ, không gặp chút khó khăn nào.

Trước khi làm những công việc lớn, khó, phức tạp, thì bất kỳ ai cũng đều phải đảm nhiệm trước những việc nhỏ, đơn giản, chẳng hạn như soạn thảo văn bản, in ấn, làm số liệu thống kê, phụ sếp làm slide thuyết trình kế hoạch,… Nếu những việc nhỏ ấy mà bạn làm không xong, lơ mơ không biết làm, không lẽ cấp trên phải cầm tay chỉ việc cho bạn, hướng dẫn bạn cách soạn thảo văn bản trên Word, cách làm slide thuyết trình trên Powerpoint, hay là chỉ bạn những hàm tính cơ bản trên Excel? Điều đó sẽ chẳng bao giờ xảy ra, khi đi làm, cấp trên chỉ có nhiệm vụ hướng dẫn bạn chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành, còn kỹ năng tin học văn phòng là điều mà mỗi người cần tự trau dồi. Những ai đã thành thạo tin học văn phòng, chắc chắn công việc sẽ thuận lợi hơn, còn những ai mù tịt về nó, thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong công việc.

>> Muốn thành thạo Word, Excel, Powerpoint thì học từ đâu?

Tin học văn phòng ứng dụng thế nào trong công việc?

Sau khi đã hiểu được tầm quan trọng của tin học văn phòng, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem nó được ứng dụng thế nào trong công việc nhé. Khi làm bất kỳ công việc gì, bạn cũng đều cần phải đánh máy, soạn thảo văn bản, canh chỉnh văn bản, đó chính là Word. Đó là những công việc cơ bản mà một người nhân viên văn phòng cần làm, và cần phải biết làm, nếu không thì chắc chắn bạn sẽ là người ngoài hành tinh trong mắt đồng nghiệp xung quanh, vì không ai nghĩ rằng lại có một người đi làm mà không biết dùng Word, không biết soạn thảo văn bản.

Hoặc những công việc phải vẽ bảng biểu, số liệu, công thức tính toán, thống kê, thì chắc chắn bạn phải dùng Excel. Có thể bạn không nhớ hết công thức của các hàm tính Excel, nhưng ít ra bạn cũng cần nắm được công thức của 10 hàm Excel phổ biến nhất. Còn các hàm tính khó, phức tạp hoặc ít gặp thì bạn chỉ cần đọc hiểu là được, tức là bạn không cần thuộc công thức, bạn có thể lên search Google, nhưng khi đọc công thức thì bạn phải hiểu và biết cách làm. Còn nếu bạn cực kỳ lạ lẫm với Excel, hồi trước từng được học rồi nhưng không hứng thú, học xong trả hết cho thầy cô, thì bạn sẽ cực kỳ chật vật khi đi làm, nhất là những công việc phải thường xuyên tính toán số liệu, thống kê dữ liệu.

Rồi khi thuyết trình kế hoạch, hoặc làm báo cáo công việc, bạn sẽ cần phải thành thạo Powerpoint. Nếu như 10 năm trước, bạn có thể viết tay lên bảng, hoặc là soạn những văn bản báo cáo chi chít chữ, thì ở hiện tại, mọi người đều dùng cách thuyết trình khi muốn trình bày những quan điểm, kế hoạch, báo cáo công việc trong nội bộ công ty, hoặc với khách hàng, đối tác. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải giỏi tin học văn phòng, đặc biệt là Powerpoint, thì mới có thể làm slide thuyết trình ngắn gọn, chuyên nghiệp, đẹp mắt. Còn nếu bạn chưa thành thạo công cụ này, thì ai sẽ làm slide thuyết trình thay bạn?

Tin học văn phòng không chỉ có Word, Excel, Powerpoint

Sau khi điểm qua phần trước, chắc hẳn bạn đã nắm rõ những ứng dụng cực kỳ thiết thực của Word, Excel, Powerpoint trong công việc rồi. Thế nhưng tin học văn phòng không chỉ có Word, Excel, Powerpoint, mà nó còn bao gồm nhiều phần khác nữa. Chẳng hạn như cách sử dụng email trong công việc, bạn cần phải học cách viết tiêu đề email chuyên nghiệp, soạn thảo email để trao đổi công việc trong nội bộ công ty, hoặc gửi email tới khách hàng, đối tác.

Bên cạnh đó, bạn cũng phải biết cách sắp xếp, quản lý, lưu trữ tài liệu, dữ liệu trên máy tính hoặc online trên Google Drive sao cho logic và dễ dàng tìm kiếm lại khi cần thiết. Ngoài ra, nếu công việc yêu cầu, thì bạn cũng cần phải học thêm cách sử dụng một số phần mềm cần thiết trong công việc, chẳng hạn như Photoshop, chỉnh sửa video, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý nhân sự,… Tất cả đều được thực hiện trên máy tính, chứ không còn phải làm thủ công, lưu trữ trong giấy tờ, hồ sơ như hồi 10-20 năm trước nữa. Vậy nếu sau này được hỏi tin học văn phòng là gì, thì bạn đừng trả lời rằng nó chỉ bao gồm Word, Excel, Powerpoint thôi nhé!

Rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng có khó không?

Sau khi đã nắm rõ tin học là gì và những ứng dụng cụ thể của nó trong công việc, thì chắc chắn bạn sẽ thắc mắc rằng rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng có khó không? Câu trả lời là không dễ, nhưng cũng không khó. Không dễ là vì bạn vẫn cần phải rèn luyện thật nghiêm túc, dành nhiều thời gian, tâm huyết để trau dồi tin học văn phòng thì mới có thể sử dụng nó thành thạo trong công việc. Không khó là vì xung quanh bạn đang có rất nhiều đồng nghiệp đã thành thạo tin học văn phòng, đã ứng dụng nó trong công việc một cách dễ dàng, cho dù có thể trước đây họ chưa từng đụng vào máy tính, thậm chí họ còn cực kỳ lạ lẫm chẳng biết tin học văn phòng là gì luôn. Tóm lại, rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng không hề đơn giản, tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể chinh phục nó nếu bạn có đủ nỗ lực và cố gắng!

Bài viết này đã giúp bạn hiểu được tin học văn phòng là gì, nó có quan trọng không và nó được ứng dụng thế nào trong công việc. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Tổng hợp các phím tắt trong Word phổ biến nhất

Hỏi đáp nhanh