Điều quan trọng anh nhận ra sau 4 năm đại học chính là “Không phải môn nào mình học xong, thi xong là xong”. Nghe có vẻ “hack não” nhưng thật ra lại rất dễ hiểu. Tức là kiến thức của các môn học sẽ liên quan tới nhau, môn sau sẽ liên quan đến môn trước, sẽ có nhiều lúc phải mở lại các tài liệu môn học cũ để xem lại. Ngoài ra, khi đi làm, cũng sẽ có những lúc các em cần xem lại kiến thức các môn chuyên ngành, lúc đó, các tài liệu mà mình đã cẩn thận lưu trữ sẽ chính là tài sản vô giá, nhất là những bài tiểu luận mà mình đã phải dày công nghiên cứu. Chính vì thế, các tài liệu của các môn trong 4 năm đại học đều cần phải lưu lại một cách chỉn chu và logic, để sau này mình dễ dàng tìm lại khi cần. Anh lựa chọn lưu trữ tài liệu trên Google Drive, vì nó miễn phí và rất dễ sử dụng. Hãy cùng xem anh đã dùng Google Drive để quản lý tài liệu 4 năm đại học như thế nào nhé!
>> 6 lợi ích khi dùng Google Drive để lưu trữ tài liệu
1. Mỗi học kỳ sẽ có một thư mục riêng trên Google Drive
Thông thường, mỗi học kỳ sẽ có từ 6 đến 8 môn học. Vậy 8 học kỳ sẽ có đến hơn 50 môn học. Nếu như các em không tách riêng các môn theo từng học kỳ thì sau này nhìn vào sẽ dễ bị tẩu hoả nhập ma, không biết đường đâu mà lần. Chính vì thế, khi tách riêng mỗi học kỳ thành một thư mục riêng trên Google Drive thì sẽ rất thuận lợi trong việc tìm kiếm lại tài liệu cũ. Chẳng hạn như khi cần tìm môn Toán cao cấp thì chỉ cần vào thư mục Học kỳ 1 để tìm thôi.
2. Mỗi môn học sẽ có một thư mục riêng
Mỗi môn học sẽ có rất nhiều tài liệu, từ slide bài giảng, đến file bài tập, rồi slide thuyết trình, kịch bản thuyết trình, bài tiểu luận, bản nháp, tài liệu tham khảo, đề cương ôn tập,… Chính vì thế, các em cần phải cho chúng vào một thư mục riêng của từng môn học trên Google Drive. Chỉ cần bấm vào thư mục của từng môn học là sẽ dễ dàng tìm được tất cả tài liệu liên quan, tránh được việc lẫn lộn tài liệu từ môn này sang môn khác.
>> 5 yếu tố quan trọng giúp nâng cao kỹ năng thuyết trình
3. Nếu môn nào có quá nhiều tài liệu thì nên phân loại chúng
Chẳng hạn như môn Quản trị Marketing có quá nhiều tài liệu vì phải vừa phải làm thuyết trình, vừa phải làm tiểu luận. Mà mỗi lần làm thuyết trình hay tiểu luận thì lại phát sinh ra cả đống file, đặc biệt, bạn nào làm nhóm trưởng phải tổng hợp bài của cả nhóm sẽ càng hiểu được điều này. Vì thế, các em nên phân loại chúng vào các thư mục con như “Thuyết trình”, “Tiểu luận” nữa.
4. Đặt tên file theo cú pháp thống nhất trên Google Drive
Các em nên đặt tên file theo cú pháp thống nhất, để mình dễ quản lý. Cú pháp anh thường dùng là “Tên viết tắt môn học – Tên file”, ví dụ QTM – Slide thuyết trình (tức là Slide thuyết trình môn Quản trị Marketing). Khi đặt đúng tên file như này thì các em có thể dễ dàng dùng tính năng tìm kiếm trên Google Drive để nhanh chóng tìm ra tài liệu mình cần. Chứ anh thấy có nhiều bạn đặt tên file chung chung là “Tài liệu”, “Tài liệu 1”, “Tài liệu 2”, “Final”, “Đã sửa”, “Đã bổ sung”, “Mới”, “File thầy gửi”, “123”, “abc”, … sau này nhìn lại cũng chẳng hiểu là có nội dung gì trong đó. Còn các file phải nộp cho giảng viên (bắt buộc phải đặt tên theo quy định của giảng viên), thì lúc nộp bài các em cứ gửi đúng cú pháp của giảng viên, còn khi lưu trữ trên Google Drive thì mình đặt tên theo cú pháp của mình.
Nếu các em chuẩn bị vào đại học thì nên áp dụng ngay để quản lý tài liệu của mình một cách hệ thống nhất. Còn nếu các em đang học năm 2, năm 3 rồi thì bắt đầu quản lý các file cũng chưa muộn. Còn nếu các em đã năm 4 rồi thì vẫn nên thử quản lý theo cách này, rồi sau này mình đi làm có thể áp dụng để quản lý các file công việc sao cho chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các em nha.
>> Tổng hợp các phím tắt trong Word phổ biến nhất
Hỏi đáp nhanh
À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe https://bit.ly/TTVD-HoiDap
—
?? Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
? Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
? Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
? Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.