Cách Lập Kế Hoạch Làm Việc Theo Sát KPI Và Deadline

Khi đi làm, ai cũng muốn mình sẽ đạt kết quả làm việc tốt, để tạo ấn tượng tốt trong mắt cấp trên và gia tăng cơ hội được thăng tiến trong tương lai. Để làm được điều đó, bên cạnh việc cố gắng trau dồi năng lực bản thân, tập trung nỗ lực làm việc, thì bạn còn phải biết cách lập kế hoạch làm việc để đảm bảo mình có thể hoàn thành tốt công việc. Đây là cách lập kế hoạch làm việc theo sát KPI và deadline mà bạn có thể tham khảo:

>> Hậu quả khôn lường khi làm việc không có kế hoạch

Lập kế hoạch làm việc theo dự án

Nếu công việc của bạn đa phần là làm theo dự án, mỗi dự án thường sẽ kéo dài khá lâu, thì bạn nên tìm hiểu cách lập kế hoạch làm việc theo dự án, để đảm bảo mình theo sát tiến độ công việc từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc từng dự án. Trước tiên, bạn cần phải nắm rõ rằng mục tiêu của dự án này là gì, deadline hoàn thành khi nào, công ty đang có những nguồn lực gì, những ai sẽ là đồng đội cùng bạn đảm nhiệm dự án này,… Sau khi nắm rõ những điều đó, thì bạn có thể bắt tay lập kế hoạch làm việc ngay rồi đấy. À, nếu bạn cùng đảm nhiệm dự án với đồng nghiệp, thì cả team nên cùng thảo luận để lập kế hoạch sao cho chuẩn xác nhất, chứ bạn đừng tự làm một mình nhé.

Thông thường, các dự án sẽ được chia thành 3 giai đoạn: Chuẩn bị, thực hiện và tổng kết dự án:

• Giai đoạn chuẩn bị thường sẽ chiếm khoảng 30% – 40% thời gian thực hiện dự án, tuỳ vào việc dự án đó có nhiều thứ cần phải chuẩn bị không. Một số điều bạn thường sẽ cần chuẩn bị bao gồm: Ý tưởng, nội dung, kế hoạch dự án (cái mình đang làm nè), kế hoạch truyền thông, dự trù kinh phí, những vật dụng cần thiết, in ấn, tài liệu, hồ sơ,…
• Giai đoạn thực hiện thường sẽ chiếm khoảng 40%. – 50% thời gian thực hiện dự án. Trong giai đoạn này, bạn sẽ tổng duyệt, triển khai, thực hiện dự án theo đúng những yêu cầu, đảm bảo mình theo đúng tiến độ và theo sát KPI. Nghe có vẻ đơn giản nhưng nó cực kỳ quan trọng, đòi hỏi sự tập trung cao độ và sẽ quyết định phần lớn đến thành bại của dự án.
• Giai đoạn tổng kết thường sẽ chiếm khoảng 10% – 30% thời gian thực hiện dự án, nó bao gồm các hoạt động tổng kết chi phí, đo lường, đánh giá kết quả dự án, rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo.

Trong từng giai đoạn, bạn và đồng đội cần phải liệt kê ra các đầu việc cần làm, các mốc thời gian deadline cho từng đầu việc và phân chia công việc cho người phụ trách cụ thể, người đó sẽ có nhiệm vụ theo sát, hoàn thành, đảm bảo chất lượng của những đầu việc mà mình đã được phân công.

>> Kỹ năng lập và trình bày kế hoạch bằng Powerpoint

Lập kế hoạch làm việc theo tháng, theo tuần

Bên cạnh những dự án lớn, thì một nhân viên giỏi còn phải biết cách tự kiểm soát toàn bộ công việc của mình theo tháng, theo tuần, để đảm bảo mình luôn hoàn thành tốt những việc được giao. Thật ra việc lập kế hoạch làm việc theo tháng, theo tuần nó không quá phức tạp đâu, nó cũng tương tự việc bạn phân chia thời gian biểu học tập như hồi còn đi học ấy. Đầu tiên, bạn cần phải liệt kê được tất cả đầu việc mình cần hoàn thành trong tháng, trong tuần. Sau đó, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, cái nào quan trọng hơn thì dành nhiều thời gian hơn để thực hiện, cái nào cấp bách hơn thì sẽ ưu tiên làm trước.

Sau khi đã có được danh sách công việc và thứ tự ưu tiên, thì bạn chỉ cần sắp xếp chúng vào lịch làm việc của mình sao cho phù hợp và đảm bảo logic thôi. Những ngày nào bạn thấy có nhiều việc quá, thì hãy cân nhắc xem có việc nào mình có thể hoàn thành sớm trễ hơn thì mình dời sang ngày hôm sau, hoặc nếu ngày hôm trước còn trống thì mình chuyển lên trước đểm hoàn thành sớm luôn. Tất nhiên, khi soạn trước kế hoạch làm việc cho cả tháng thì không thể full lịch được, tức là sẽ có những ngày bạn thấy khá trống trải, khá ít việc. Chẳng sao cả, bạn cứ để yên như thế, trong thời gian tới sẽ có những đầu việc tự nhiên xuất hiện, chẳng hạn như sếp giao thêm việc mới, thì bạn chỉ cần điền nó vào những ngày còn trống thôi.

Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày theo sát KPI và deadline

Việc hôm nay chớ để ngày mai, chính vì thế, bên cạnh kế hoạch làm việc theo tháng, theo tuần, thì bạn cũng cần phải biết cách lập kế hoạch làm việc mỗi ngày nữa. Điều này sẽ giúp bạn theo sát KPI, dễ dàng kiểm soát deadline, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, luôn hoàn thành công việc đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc, tránh trường hợp gần deadline thì cuống cuồng làm vội, làm đại cho có. Điều này cũng đơn giản thôi. Đầu tiên, hãy liệt kê danh sách những việc mà hầu như mỗi ngày bạn đều phải làm, tức là nó có tính chất lặp đi lặp lại thường xuyên. Đây chắc chắn là những việc đầu tiên mà bạn phải thêm vào kế hoạch làm việc mỗi ngày của mình.

Tiếp theo đó, vào đầu mỗi ngày làm việc, bạn hãy check xem trong số những công việc không thường xuyên mà bạn phải phụ trách, thì có những việc nào cần phải hoàn thành gấp trong hôm nay, rồi bạn chỉ việc thêm chúng vào kế hoạch làm việc hôm nay của mình thôi. Hoặc nếu bạn đã lập sẵn kế hoạch làm việc theo tháng, theo tuần, thì tự dưng bạn cũng đã có luôn kế hoạch làm việc mỗi ngày rồi ấy. Và tất nhiên, không lập kế hoạch thì thôi, chứ một khi đã lập kế hoạch làm việc rồi thì bạn cần phải cố gắng theo sát, cố gắng tập trung hoàn thành công việc đúng kế hoạch, tránh việc dây dưa sang hôm sau nhé!

>> 4 cách giúp bạn có kết quả làm việc tốt như mong đợi

Hỏi đáp nhanh