Cần Chuẩn Bị Những Gì Khi Lần Đầu Đi Công Tác?

Đi công tác là điều quá quen thuộc với những ai đã đi làm lâu năm, tuy nhiên, với những bạn sinh viên mới ra trường, hoặc những ai ít kinh nghiệm làm việc, chưa từng đi công tác, thì sẽ cảm thấy khá lạ lẫm và có nhiều băn khoăn khi “lần đầu làm chuyện ấy”. Một trong số những điều được nhiều người lăn tăn khi lần đầu đi công tác chính là cần chuẩn bị những gì trước khi đi? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời giải đáp băn khoăn ấy trong bài viết này nhé!

>> Có nên apply công việc phải thường xuyên đi công tác?

Nắm rõ mục đích công tác & các thông tin cần thiết

Để đảm bảo chuyến công tác diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, thì điều quan trọng đầu tiên bạn cần chuẩn bị chính là phải nắm rõ mục đích công tác và các thông tin cần thiết xoay quanh chuyến công tác. Công ty sẽ không dư tiền để điều bạn đi công tác chỉ để xử lý các công việc đơn giản, mà đó sẽ là những đầu việc quan trọng, phức tạp, phải cử người tới đích thân nơi đó để xử lý, không thể quan sát hay hướng dẫn, xử lý từ xa.

Tức là công ty chấp nhận chi trả nhiều chi phí cho chuyến công tác và muốn nhận về được những giá trị, kết quả tương xứng. Khi bạn được công ty tin tưởng lựa chọn để đi công tác, thì bạn cần đảm bảo rằng mình đã nắm rõ mục đích của chuyến đi, rằng cần phải hoàn thành những việc gì, kết quả thế nào, deadline và chất lượng ra sao, rồi bám sát những tiêu chí ấy để có thể hoàn thành chuyến công tác một cách thuận lợi nhất.

Chuẩn bị các tài liệu liên quan tới chuyến công tác

Đi công tác là đi làm việc, không phải là dịp để đi chơi, đi du lịch, bạn phải ghi nhớ rõ điều này và chuẩn bị trước những điều liên quan tới công việc. Một trong số những điều quan trọng giúp chuyến công tác hoàn thành một cách thuận lợi chính là hãy chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, giấy tờ, file, hồ sơ liên quan tới công việc trong chuyến công tác, tránh trường hợp bạn bay tới nơi rồi mới phát hiện ra mình quên cái này, thiếu cái kia, rồi lại phải nhờ người khác chuyển ra dùm mình sẽ cực kỳ mất thời gian, mà lỡ trong lúc gấp gáp, hồ sơ không chuyển ra kịp thì toang, tự nhiên gặp khách hàng, đối tác rồi mà lại không có đầy đủ giấy tờ, hồ sơ cần thiết thì họ sẽ đánh giá rằng công ty của bạn thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng khách hàng/đối tác, cấp trên mà biết chắc chắn sẽ khiển trách và cơ hội để bạn đi công tác trong tương lai hầu như sẽ không có luôn.

>> Công tác phí là gì? Phụ cấp công tác bao nhiêu tiền?

Chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân, vé tàu xe, máy bay

Để tránh trường hợp bị trễ chuyến bay, không được lên máy bay vì thiếu giấy tờ tuỳ thân hoặc để lạc mất vé tàu xe, máy bay, thì bạn cần chuẩn bị và kiểm tra lại kỹ trước khi khởi hành, trước khi ra sân bay. Máy bay sẽ không chờ đợi bạn, chuyện bạn thiếu giấy tờ tuỳ thân hoặc bị mất vé là vấn đề cá nhân, bạn sẽ phải đi chuyến sau, khiến lịch trình công tác có thể bị ảnh hưởng, bị xáo trộn một cách nghiêm trọng. Ngoài ra, chính bạn sẽ phải chịu trách nhiệm với điều này, khả năng cao rằng bạn phải tự chi trả tiền cá nhân để mua lại vé máy bay mới, cũng lên tới tiền triệu chứ chẳng ít, nên tốt nhất là bạn nên check lại kỹ, tránh để xảy ra vấn đề không mong muốn này. Nếu đây là chuyến công tác nước ngoài, thì bạn cũng cần lưu ý đổi tiền tệ trước cho chắc ăn, để sang tới bên đó mình sử dụng, ăn uống, di chuyển chi trả sẽ tiện hơn.

Chuẩn bị quần áo, laptop, vật dụng cá nhân

Thông thường, các chuyến công tác sẽ kéo dài nhiều ngày, ít thì 2-3 ngày, nhiều hơn thì cả tuần, hoặc lâu hơn nữa thì sẽ tính bằng đơn vị tháng. Tức là bạn sẽ phải xa nhà một thời gian, cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cá nhân, giúp mình đi công tác nhưng vẫn ổn như ở nhà, không bị thiếu món này món kia. Về quần áo thì bạn cũng cần chuẩn bị đủ để có thể mặc xoay vòng, tầm 3-4 bộ đồ đi làm và 3-4 bộ đồ mặc ở nhà, nếu địa điểm công tác của bạn là nơi khí hậu lạnh, đang vào mùa lạnh thì bạn cần lưu ý chuẩn bị đồ ấm, áo khoác, khăn quàng cổ,…

Ngoài ra, với một số công việc mà bạn chủ yếu sẽ lưu trữ tài liệu và làm việc bằng laptop cá nhân, thì tất nhiên khi đi công tác chiếc laptop sẽ đồng hành cùng bạn, đừng để quên nó ở nhà nhé.

Chọn chỗ ở thuận tiện và đặt phòng trước

Vấn đề chỗ ở cũng là điều mà bạn nên lưu tâm và chuẩn bị trước, thường thì phía công ty sẽ lựa chọn khách sạn và đặt phòng trước cho bạn, nhưng bạn cũng cần hỏi lại phía công ty trước khi đi cho chắc ăn, đảm bảo rằng nơi ở của mình đã được chuẩn bị xong. Còn nếu công ty khoán chi phí cho bạn, và bạn sẽ là người chủ động lựa chọn nơi ở thì nên tìm chỗ ở sao cho thuận tiện trong việc di chuyển, và nhớ đặt phòng trước cho an tâm, tránh trường hợp tới nơi lại bị hết phòng thì sẽ khá quằn.

Bài viết này đã giúp bạn giải đáp băn khoăn rằng cần chuẩn bị những gì khi lần đầu đi công tác? Ngoài những điều trên thì còn tuỳ vào tính chất công việc và quan điểm của mỗi người thì sẽ cần chuẩn bị thêm những điều khác nữa. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Trả lời phỏng vấn: Bạn có sẵn sàng đi công tác không?

Hỏi đáp nhanh