Công Ty Hay Thay Đổi Quy Trình, Làm Sao Để Thích Nghi?

Khi đi làm, bên cạnh kiến thức, kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của mỗi người, thì còn một yếu tố quan trọng tác động khác nhiều tới kết quả công việc, đó chính là quy trình & cách làm việc của từng công ty. Thường thì sau khi vào làm việc 2-3 tháng, chúng ta sẽ quen với quy trình làm việc, rồi cứ thế mà làm theo. Nhưng công ty lại hay thay đổi quy trình, được vài tháng lại đổi thì nhân viên phải làm sao để thích nghi? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời giải đáp băn khoăn ấy trong bài viết này nhé!

>> Hiệu quả làm việc là gì, đo lường bằng cách nào?

Quy trình làm việc là gì?

Trước khi giải đáp rằng công ty hay thay đổi quy trình thì làm sao để thích nghi, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem quy trình làm việc là gì? Quy trình làm việc là những quy định, quy tắc và cách thức làm việc đã được công ty thống nhất và phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên liên quan, bắt buộc nhân viên phải làm việc theo đúng các quy trình đó, nếu làm sai mà để xảy ra sai sót, mang về kết quả làm việc không tốt, thì nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm. Khi nghe xong định nghĩa này thì có thể bạn đang cảm thấy quy trình làm việc là điều gì đó khá gò bó, khắt khe, lúc nào cũng phải làm theo quy trình thì liệu mình có làm việc một cách máy móc, mất đi sự linh hoạt hay tính sáng tạo không? Để giải đáp điều đó, chúng ta sẽ tìm hiểu xem vì sao làm việc cần có quy trình?

Vì sao làm việc cần có quy trình?

Đồng ý rằng khi bạn được tuyển vào công ty làm việc thì bạn là người có chuyên môn, có năng lực, và các đồng nghiệp xung quanh cũng thế, ai cũng có khả năng tự xử lý và hoàn thành những việc được giao. Tuy nhiên, quan điểm, cách xử lý và làm việc của mỗi người có thể xảy ra những bất đồng, hoặc khi có những công việc liên phòng ban, nếu mọi người tự làm theo ý mình thì có thể đảm bảo lợi ích cho team mình, nhưng lại gây ra bất lợi cho team khác, rồi cuối cùng lại xảy ra tranh cãi, xích mích, chia rẽ nội bộ trong công ty.

Chưa kể tới chuyện nếu cùng 1 vấn đề, mà không có quy trình thống nhất, thì mỗi lần lại xử lý theo cách khác nhau, không thống nhất như vậy thì nhân viên trong công ty sẽ thấy rối, mà nếu công việc đó có liên quan tới khách hàng/đối tác, thì họ cũng thấy rối và phản cảm, rồi trách ngược lại rằng công ty làm việc thiếu chuyên nghiệp, sao cùng 1 việc đó mà lúc trước xử lý khác, bây giờ xử lý khác, xoay khách hàng/đối tác như chong chóng? Ngoài ra, khi làm việc mà không có quy trình thì cách vận hành của công ty sẽ có nhiều lỗ hổng, một số nhân viên có thể lợi dụng điều đó để gian lận, trục lợi cá nhân, mà cũng chẳng ai kiểm soát, vậy là khả năng cao sẽ bị thất thoát, gây nhiều thiệt hại cho công ty.

>> Chuyện riêng khiến bạn không tập trung làm việc thì phải làm sao?

Tại sao công ty lại thay đổi quy trình làm việc?

Nếu đang có quy trình làm việc, nhân viên đã quen, đã thành thạo, và đang làm tốt, công việc vẫn được xử lý ổn thoả, thì tại sao công ty lại nghĩ tới chuyện thay đổi quy trình làm việc? Thật ra, những gì bạn thấy chỉ đang ở góc nhìn của 1 nhân viên, còn ở vai trò lãnh đạo, ban giám đốc, thì họ sẽ có góc nhìn tổng thể, cân bằng cho toàn bộ phòng ban và tất cả nhân viên, sao cho mọi người có thể làm việc một cách thuận lợi, bài bản, hiệu quả nhất, tức là bạn thấy ổn nhưng đồng nghiệp khác thấy không ổn, hoặc team khác thấy có bất cập, thì công ty hoàn toàn có thể cân nhắc để thay đổi, điều chỉnh lại quy trình làm việc sao cho tối ưu hơn.

Hoặc khi công ty thay đổi định hướng, chiến lược, kế hoạch kinh doanh, muốn đánh vào đối tượng khách hàng khác, ra mắt thêm các sản phẩm/dịch vụ mới, hay muốn nâng cao định vị thương hiệu thì cũng cần thay đổi quy trình làm việc sao cho tương xứng, chứ không thể nào để bình cũ rượu mới được. Tức là chuyện công ty review và thay đổi quy trình làm việc định kỳ là điều bình thường và cần thiết, để giúp công ty vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Nhưng ở phía nhân viên, nếu bạn thấy công ty hay thay đổi quy trình, mà khi làm việc không chỉ có 1 quy trình, mà có rất nhiều quy trình, hết đổi cái này tới đổi cái kia, khiến bạn cảm thấy rối, thì làm sao để thích nghi?

Công ty hay thay đổi quy trình, làm sao để thích nghi?

Trước tiên, bạn cần làm công tác tư tưởng rằng bất kỳ công ty nào, công việc nào, cũng sẽ có nhiều quy trình làm việc phức tạp, khi bạn chưa quen thì bạn cần đối mặt để học hỏi & thích nghi dần, dù biết rằng sẽ khó và mất thời gian, nhưng đó là điều bắt buộc trong công việc. Tiếp theo, bạn cũng cần hiểu rằng khi quy trình làm việc được công ty điều chỉnh, thay đổi, cho dù là lâu lâu mới đổi hay thay đổi xoành xoạch thì đó cũng là điều công ty đã cân nhắc kỹ và thấy cần thay đổi, chứ ban giám đốc cũng không rảnh rỗi tới nỗi tuần nào, tháng nào cũng lôi quy trình ra xem lại, để đổi 1 cách vô thức.

Chính vì thế, khi công ty hay thay đổi quy trình, thì việc mà nhan viên cần làm là tìm cách để thích nghi, chứ không nên bắt bẻ rằng vì sao đổi quy trình hoài, trừ khi bạn thấy quy trình mới không hợp lý, có những bất cập, thì bạn có thể góp ý, chắc chắn cấp trên cũng sẵn sàng lắng nghe, vì ai cũng muốn tốt cho công việc, muốn cho ra đời 1 quy trình chuẩn chỉnh & hiệu quả nhất, chí ít là trong thời điểm hiện tại, còn tương lai sẽ khác, sẽ thay đổi thì mình tính sau. Để thích nghi khi công ty hay thay đổi quy trình, thì bạn cần đảm bảo rằng mình đã nắm rõ quy trình làm việc cũ, rồi tự so sánh với quy trình mới để xem có những điểm khác biệt nào, rồi lưu ý đúng những chỗ đó. Tức là thay vì bạn học lại từ đầu toàn bộ quy trình mới, thì bạn chỉ cần học và ghi nhớ những điểm mới, những điểm khác/thay đổi so với quy trình cũ là được. Điều này tương tự khi sau này công ty lại thay đổi quy trình nữa, thì bạn cũng chỉ cần làm như thế.

Ngoài ra, để ghi nhớ và thành thạo quy trình làm việc mới, thì tất nhiên bạn phải bắt tay vào việc, thường xuyên làm theo đúng quy trình, ứng dụng nó nhiều thì mình sẽ quen và tự khắc ghi nhớ. Hãy nghĩ rằng quy trình làm việc sinh ra là để giúp bạn làm việc thuận lợi, bài bản và mang về kết quả tốt hơn, chứ đừng tiêu cực cho rằng nó sinh ra để bắt ép, gò bó, khiến bạn không thoải mái. Khi bạn nghĩ tích cực về nó thì bạn sẽ dễ tiếp nhận và nhanh chóng thích nghi với những thay đổi trong quy trình làm việc.

Bài viết này đã giúp bạn giải đáp băn khoăn rằng công ty hay thay đổi quy trình, làm sao để thích nghi? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Làm việc ngoài giờ hành chính có được trả thêm lương không?

Hỏi đáp nhanh