Mẫu Email Đơn Xin Nghỉ Việc Đúng Quy Trình, Đủ Thông Tin

Mẫu đơn xin nghỉ việc là điều mà chúng ta cần viết và gửi cho phòng nhân sự để hoàn tất thủ tục nghỉ việc đúng quy trình, đảm bảo đủ các quyền lợi chốt về ngày công, chốt sổ bảo hiểm, chốt thuế TNCN để làm hoàn thuế vào năm sau. Nếu lần đầu nghỉ việc, thì bạn sẽ lúng túng, không biết nên viết theo mẫu nào, hoặc dù đã đi làm lâu năm nhưng cả 1-2 năm trời mới nghỉ việc 1 lần, nên bạn cũng quên luôn cách viết. Đây là mẫu email đơn xin nghỉ việc đúng quy trình, đủ thông tin mà bạn có thể tham khảo!

>> 7 lý do nghỉ việc phổ biến nhất hiện nay

Đơn xin nghỉ việc cần có các thông tin nào?

Đơn xin nghỉ việc cần được viết một cách lịch sự, trang trọng, chuyên nghiệp, với đầy đủ các thông tin cần thiết. Nếu chưa tìm hiểu cách viết đơn xin nghỉ, bạn vẫn có thể tự viết, nhưng điều đó sẽ tiềm ẩn rủi ro bị bỏ sót một số thông tin quan trọng, khiến trưởng bộ phận và phòng nhân sự chưa thể duyệt đơn, chưa thể hoàn tất thủ tục nghỉ việc cho bạn. Vậy đơn xin việc cần có các thông tin nào?

• Họ tên: Đương nhiên phải có họ tên của bạn, để phía công ty xác định chính xác xem nhân viên nào nghỉ, và phải bao gồm đầy đủ họ tên, tránh trường hợp chỉ ghi mỗi tên thôi thì sẽ dễ bị nhầm lẫn với nhân viên khác, và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp;
• Mã nhân viên: Mặc dù đã ghi đủ họ tên, nhưng vẫn có trường hợp 2 người trùng cả họ tên với nhau, hoặc các công ty cũng thường quản lý nhân viên theo mã để thuận lợi hơn trong việc tra cứu, lưu trữ thông tin nhân viên, vì thế, trong mẫu đơn xin nghỉ việc của bạn cũng cần có mã nhân viên;
• Chức vụ hiện tại – Phòng ban: Để thuận tiện trong việc bàn giao công việc, check nội dung sau khi bàn giao và hoàn thành các thủ tục về tuyển dụng nhân viên mới, thì trong email xin nghỉ việc cũng cần ghi rõ chức vụ hiện tại của bạn, kèm theo phòng ban đang làm việc;
• Chi nhánh làm việc: Nếu bạn đang làm việc ở một công ty/doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều cửa hàng, thì bạn cũng cần kèm theo thông tin này;
• Lý do xin nghỉ việc: Mặc dù điều này không quá liên quan tới thủ tục xin nghỉ việc, hay là bàn giao công việc, nhưng bạn vẫn cần ghi kèm trong đơn xin nghỉ, và thường thì phòng nhân sự cũng sẽ chỉ đọc qua cho biết, chứ không hỏi thêm gì nhiều, chẳng hạn như xin nghỉ vì thay đổi định hướng công việc, muốn phát triển trong lĩnh vực khác, chuyển chỗ ở đi xa, cá nhân có sự cố không thể tiếp tục công việc,…
• Thời gian kết thúc công việc: Thường sẽ trong vòng 14 tới 30 ngày kể từ khi bạn gửi email đơn xin nghỉ việc, đó là khoảng thời gian cần thiết để bàn giao công việc đầy đủ, và cũng để công ty có thời gian tuyển dụng nhân viên mới thay thế cho bạn. Trong trường hợp bạn xin nghỉ việc đột xuất, trong ngày mai, ngày mốt, thì bạn cần phải thoả thuận để được sự đồng ý của công ty, nếu không sẽ phải đền bù vì vi phạm hợp đồng lao động, nhất là khi bạn muốn nghỉ ngang, chưa bàn giao công việc đầy đủ;
• Các công việc cần bàn giao & người nhận bàn giao: Nghỉ việc đúng quy trình thì đương nhiên phải bàn giao đầy đủ, hướng dẫn lại cho người nhận bàn giao về các công việc thường ngày mà mình đang làm, đó có thể là nhân viên mà công ty mới tuyển để thay thế bạn, cũng có thể là 1 đồng nghiệp cùng phòng ban hoặc cấp trên trực tiếp của bạn. Nếu các công việc cần bàn giao dài & nhiều quá, thì bạn có thể note trong file đính kèm, hoặc ghi 1 câu rằng “Em cam đoan sẽ bàn giao đầy đủ công việc cho…”, sau đó sẽ đính kèm các đầu việc đã bàn giao trong một email riêng khác.

>> Vì sao phải làm việc, trao đổi thông tin qua email khi đi làm?

Mẫu email đơn xin nghỉ việc đúng quy trình, đủ thông tin

Sau khi tìm hiểu các thông tin cần có trong đơn xin nghỉ làm, thì hầu như bạn đã có thể tự viết đơn một cách dễ dàng, nhưng để chắc ăn hơn thì bạn có thể tham khảo mẫu email đơn xin nghỉ việc đúng quy trình, đủ thông tin sau đây:

Tiêu đề email: Đơn xin nghỉ việc – Nguyễn Văn A – Phòng Marketing

Dear anh/chị ……. (cấp trên trực tiếp) và phòng nhân sự công ty ABC,

Hôm nay, em viết email này để xin được nghỉ việc tại công ty, dưới đây là các thông tin của em:

• Họ tên: Nguyễn văn A;
• Mã nhân viên: NV999;
• Chức vụ: Nhân viên Content Marketing;
• Phòng ban: Phòng Marketing;
• Chi nhánh làm việc: TP.HCM;
• Lý do xin nghỉ việc: Em có định hướng mới trong công việc, muốn phát triển bản thân trong lĩnh vực khác;
• Thời gian kết thúc công việc: Từ ngày 01/01/2025.

Em xin cam đoan sẽ bàn giao lại tất cả công cụ, thiết bị, đồng phục và công việc đang phụ trách trước khi nghỉ việc cho anh/chị ………. Em có đính kèm đơn xin nghỉ việc ở bên dưới.

Rất mong anh/chị ………… và phòng nhân sự xem xét cho phép em thôi việc và hoàn tất các thủ tục xin nghỉ việc.

Em xin chân thành cảm ơn!

Email nghỉ việc gửi cho ai, cc các phòng ban nào?

Sau khi có được nội dung mẫu trong email đơn xin nghỉ việc, thì bạn đã hoàn tất được 80% những gì cần làm, tuy nhiên, để đảm bảo tính chuyên nghiệp thì bạn cần lưu ý gửi email cho đúng người, cc đủ các phòng ban và nhân viên liên quan. Vậy email nghỉ việc thường sẽ gửi cho ai, cc cho các phòng ban nào?

Thông thường, email đơn xin nghỉ việc sẽ gửi cho quản lý, cấp trên trực tiếp của mình, đó chính là người mà mình sẽ Dear ngay ở đầu nội dung email. Chẳng hạn như bạn là nhân viên Content Marketing, thì sẽ gửi cho Marketing Manager hoặc Marketing Director tuỳ theo cơ cấu của phòng ban. Ngoài ra, trong email đơn xin nghỉ việc của bạn cũng cần cc thêm email của phòng nhân sự, phòng CnB để họ hoàn tất các thủ tục xin nghỉ, chốt ngày công, chốt ngày phép tồn, chốt bảo hiểm, chốt thuế TNCN,… Lưu ý thêm rằng các công ty có thể yêu cầu thêm đơn xin nghỉ việc bản giấy, có chữ ký và họ tên của bạn, nếu có yêu cầu thì bạn cần viết thêm, rồi scan và đính kèm trong email, hoặc gửi bản giấy trực tiếp về văn phòng công ty.

Trong mẫu email đơn xin nghỉ việc ở phần trước  đã bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết, tuy nhiên, chắc hẳn một số bạn cũng lăn tăn rằng có nên chia sẻ một tí cảm xúc lưu luyến công ty, đồng nghiệp ở trong email không, chẳng hạn như “Em đã gắn bó với công ty 2 năm, mặc dù khoảng thời gian không quá dài nhưng cũng đã học được rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm hữu ích để phát triển bản thân, em rất trân trọng điều đó, và em cũng rất lưu luyến các anh chị đồng nghiệp, mọi người rất thân thiện và giúp đỡ em rất nhiều…”. Câu trả lời là không, vì mẫu email đơn xin nghỉ việc này là thủ tục hành chính, sẽ đính kèm trong hồ sơ xin nghỉ, nên nó cần ngắn gọn, súc tích, vừa đủ các thông tin cần thiết. Còn việc bạn muốn gửi “tâm thư” cho cấp trên, cho đồng nghiệp cùng công ty thì có thể gửi thư/gửi email riêng, nội dung có thể tham khảo ở bài viết bên dưới.

>> Văn mẫu chia tay, tạm biệt sếp và đồng nghiệp trong ngày cuối làm việc

Bài viết này đã chia sẻ với bạn mẫu email đơn xin nghỉ việc đúng quy trình, đầy đủ thông tin. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

Hỏi đáp nhanh