Vì Sao Phải Làm Việc, Trao Đổi Thông Tin Qua Email Khi Đi Làm?

Nhắn tin một phát là xong, nhận được rồi phản hồi lại ngay, nhanh gọn lẹ, nhưng tại sao khi đi làm, đa phần công ty đều yêu cầu nhân viên phải làm việc, trao đổi thông tin qua email? Nếu đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thì bạn sẽ dễ dàng trả lời câu hỏi này, nhưng với những sinh viên mới ra trường đi làm, hoặc những ai chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc ở môi trường công ty chuyên nghiệp, thì vẫn còn khúc mắc về vấn đề ấy. Vì sao phải làm việc, trao đổi thông tin qua email khi đi làm? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời giải đáp băn khoăn ấy trong bài viết này nhé!

>> Những điều nên và không nên khi gửi email xin việc

Email là gì, dùng để làm gì?

Email là một công cụ gửi – nhận thông tin, truyền dữ liệu, tài liệu một cách nhanh chóng trên nền tảng Internet. Khi bạn nhấn nút gửi email, thì người nhận sẽ nhận được email ngay lập tức, giúp việc trao đổi thông tin trở nên cực kỳ thuận tiện và đảm bảo được tính chuyên nghiệp. Email thường được dùng phổ biến trong công việc, để giao tiếp, trao đổi công việc giữa các nhân viên trong công ty, giữa các phòng ban với nhau, hoặc giữa bạn với các khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, email cũng có thể được sử dụng với mục đích cá nhân, chẳng hạn như gửi CV ứng tuyển việc làm, gửi bài tham gia một cuộc thi nào đó, gửi đơn khiếu nại, complain, gửi lời chúc mừng một cách trang trọng,…

Vì sao đi làm phải làm việc, trao đổi thông tin qua email?

Sau khi hiểu rõ email là gì, dùng để làm gì, thì bạn cũng đã biết được công dụng của nó, tuy nhiên, vẫn có nhiều người lăn tăn rằng sao không trao đổi công việc qua tin nhắn, qua Zalo cho lẹ, chứ mất công gửi mail làm gì? Đồng ý rằng nhắn tin sẽ thuận tiện hơn, có được phản hồi nhanh chóng hơn, và cũng lưu trữ lại được đầy đủ thông tin. Ngoài ra, cũng có tính năng chat nhóm nếu bạn đang teamwork, thực hiện các công việc, dự án chung với một team đông người, thì chỉ cần nhắn tin qua là cả nhóm sẽ nhận được ngay, trao đổi công việc cũng nhanh.

Tuy nhiên, tin nhắn thường sẽ bị trôi mất, chẳng hạn như nếu một ngày nào đó bạn muốn tìm lại tin nhắn trao đổi công việc của 3-4 tháng trước, thì thật sự rất khó, rất mất thời gian, hoặc nếu nhắn tin bằng Zalo cá nhân, nếu sau này mình nghỉ việc thì công ty hầu như sẽ không biết được rằng mình đã trao đổi những công việc gì với khách hàng, đối tác trong quá khứ. Hoặc cũng có trường hợp nhắn tin trao đổi cùng lúc 3-4 công việc, khiến tin nhắn bị trộn lẫn với nhau, đang đọc thông tin này cái lại có thông tin khác không liên quan chen vào, sẽ rất khó để xử lý công việc. Ngoài ra, các tin nhắn thường có tính năng xoá, thu hồi, khiến bạn khó lòng xác thực thông tin, dễ xảy ra những trường hợp cheating, nhắn xong lại xoá. Chính vì thế, những việc nào không quá quan trọng, thì bạn có thể nhắn tin, còn những công việc quan trọng, các dự án lớn, hoặc chốt các thông tin với khách hàng/đối tác, thì mình cần phải làm việc, trao đổi thông tin qua email.

>> Kỹ năng viết email chuyên nghiệp trong công sở

Những công việc nào thường được trao đổi qua email?

Sau khi tìm hiểu email là gì, vì sao phải làm việc, trao đổi thông tin qua email khi đi làm, thì bạn cũng sẽ thắc mắc rằng những công việc nào thường được trao đổi qua email? Tuỳ từng công ty, từng tính chất công việc khác nhau, sẽ có những đầu việc khác nhau mà bạn cần trao đổi qua email, nhưng thường sẽ xoay quanh một số nội dung sau:

• Báo cáo công việc hàng ngày: Những việc nào đã hoàn thành, kết quả ra sao, những việc nào còn dang dở/chưa hoàn thành, tiến độ từng công việc, những khó khăn/vấn đề phát sinh đang gặp phải (nếu có);
• Kế hoạch làm việc: Gửi, feedback và duyệt kế hoạch cụ thể cho các công việc/dự án quan trọng;
• Báo cáo nghiệm thu: Sau khi hoàn tất công việc, bạn cần làm báo cáo nghiệm thu bao gồm kết quả đạt được so với kỳ vọng, mức độ hoàn thành so với plan trước đó, tổng chi tiêu thực tế, các vấn đề cần rút kinh nghiệm,…
• Trao đổi với khách hàng/đối tác: Các thông tin quan trọng đã chốt, feedback, trao đổi với khách hàng/đối tác bắt buộc phải làm việc qua email công ty, tuyệt đối không nhắn tin riêng cá nhân;
• Thông báo từ HR: Các vấn đề thay đổi chính sách, quy định, nội quy công ty, kiểm tra số công, tiền lương;
• Thông báo quan trọng: Các dự án bạn đang tham gia, các luồng email làm việc liên phòng ban có liên quan;
• Báo cáo doanh thu: Tình hình kinh doanh, tiến độ doanh thu hàng ngày, chậm hay đúng tiến độ;
• Các vấn đề ngân sách/chi phí: Dự trù kinh phí, nghiệm thu chi phí thực tế, các khoản cần chi định kỳ, các chi phí phát sinh cấp bách, tiền lương, tiền thưởng,…

Bên cạnh các nội dung trên, thì vẫn còn rất nhiều công việc khác cần được trao đổi qua email, khi bắt đầu vào làm việc, bạn sẽ dần nắm được cụ thể rằng những việc nào có thể nhắn tin, những việc nào bắt buộc mình phải gửi email, rồi cứ thế mà làm thôi. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem viết email trao đổi công việc có khó không?

Viết email trao đổi công việc có khó không?

Nếu lần đầu viết email trao đổi công việc, bạn sẽ thấy hoang mang, lạ lẫm, không biết bắt đầu như thế nào, lo sợ mình sẽ mắc phải những sai sót không đáng có, vì email một khi đã gửi đi thì không thể thu hồi, cũng không thể chỉnh sửa. Thậm chí, một số người còn khẳng định rằng viết email trao đổi công việc là điều khá khó khăn. Đó là tâm lý chung của tất cả mọi người khi chưa có kinh nghiệm viết email công việc, nhưng khi bạn đã thử một vài lần, hoặc sử dụng email làm việc trong khoảng 1 tháng, thì tự dưng bạn sẽ thấy quen thuộc và nhận ra điều đó không quá khó như ban đầu mình nghĩ.

Thật sự, viết email trao đổi công việc là một điều cực kỳ đơn giản, nó là một đầu việc cơ bản mà bất kỳ ai cũng có thể làm được, ngay cả nhân viên ở cấp độ thấp nhất, vì nó cũng chẳng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ hay kinh nghiệm gì nhiều, chỉ cần bạn có sự tìm hiểu trước về cách viết email công việc, nắm đuọc những điều cần lưu ý để sử dụng email chuyên nghiệp và tránh mắc phải các lỗi sai thường gặp khi viết email là được. Ngoài ra, bạn cũng có thể hỏi thăm đồng nghiệp/các anh chị trong công ty, nhờ mọi người xem qua và góp ý, chỉnh sửa trước khi gửi email. Sau một vài lần như thế, thì bạn sẽ tự động rút ra được nhiều kinh nghiệm hữu ích cho bản thân, và tay nghề viết email của bạn sẽ xịn xò hơn, thành thạo hơn.

>> 10 cách giúp bạn trở thành người chuyên nghiệp

Lưu ý giúp bạn sử dụng email chuyên nghiệp khi đi làm

Để sử dụng email chuyên nghiệp khi đi làm, bạn cần phải thường xuyên thực hành, gửi email càng nhiều càng tốt, vì mỗi lần gửi là mỗi lần bạn tự rút kinh nghiệm, để nâng cao kỹ năng viết email của mình. Tất nhiên, bạn không thể nhào vô viết email một cách vô tội vạ, sai ở đâu sửa ở đó, vì nếu lỡ mắc phải quá nhiều lỗi, nhiều lần liên tiếp, nhất là các lỗi sai cơ bản, thì sẽ khiến cấp trên và đồng nghiệp đánh giá thấp về năng lực, hoặc cho rằng bạn chưa nghiêm túc khi làm việc. Vì thế, trước khi bắt đầu quá trình thực hành gửi email, bạn cần phải điểm qua một số lưu ý để sử dụng email chuyên nghiệp khi đi làm, cố gắng bám sát những điều này để hạn chế tối đa các sai sót không đáng có:

• Đặt tiêu đề email: Đừng bao giờ quên đặt tiêu đề email, vì nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, hay nói nặng hơn là cẩu thả, không nghiêm túc khi làm việc. Ngoài ra, một chiếc email không có tiêu đề chắc chắn sẽ bị mọi người bỏ qua, không bấm vào xem, bị xoá/bỏ vào thùng rác, dẫn tới bị miss thông tin. Lưu ý rằng bạn cần đặt tiêu đề email một cách ngắn gọn, đúng trọng tâm vấn đề, không nên đặt tiêu đề lan man, dài dòng;
• Nội dung email: Email là một văn bản trao đổi công việc một cách chuyên nghiệp, tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng nội dung email không được quá dài dòng, vì thường mọi người sẽ không có quá nhiều thời gian để đọc một chiếc email quá dài, và giao diện của email cũng không thuận tiện để đọc các thông tin chi chít chữ. Nếu thấy nội dung mình cần trao đổi quá nhiều, bạn có thể đính kèm trong file Word, Powerpoint hoặc PDF, rồi đưa vào email trong phần file đính kèm. Ngoài ra, bạn cũng cần soạn nội dung email một cách chỉn chu, có chủ ngữ vị ngữ rõ ràng, không viết tắt, không sai lỗi chính tả và trình bày rõ ràng, dễ đọc;
• File đính kèm: Trong các email quan trọng có nội dung đính kèm, bạn đừng bao giờ lỡ nhấn nút gửi xong mới phát hiện mình quên đính kèm file nhé, vì điều đó sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng xem mình đã đính kèm đầy đủ và đúng những file cần thiết trước khi gửi email;
• Chữ ký email: Để sử dụng email chuyên nghiệp, bạn cần tạo chữ ký email, nó mặc định sẽ xuất hiện ở phía cuối của tất cả email mà bạn gửi, nhằm giúp đối phương biết rõ rằng họ đang trao đổi với ai, chức vụ gì, ở công ty nào, số điện thoại nào để liên lạc khi cần thiết;
• Lưu ý về người nhận: Khi gửi email, bạn có quyền chủ động chọn 1 hoặc nhiều người nhận chính, bằng cách đánh tên của họ vào phần “to”, bên cạnh đó, còn có phần “cc”, tức là danh sách những người có liên quan, cần nắm được nội dung email, và còn có cả phần “bcc”, là những người nhận ẩn danh, họ sẽ nhận được email, nhưng những ai trong luồng email sẽ không biết được rằng họ đang nằm trong danh sách người nhận;
• Lưu ý phần reply: Trong trường hợp trao đổi công việc qua email với nhiều người, mỗi khi phản hồi email, bạn nên lưu ý “reply all”, nếu muốn tất cả mọi người trong luồng mail nhận được phản hồi của bạn, hoặc nếu bạn muốn cá nhân người gửi nhận được phản hồi của mình thôi, thì bạn chọn “reply”.

Tất nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều điều khác mà bạn cần lưu ý để học cách sử dụng email chuyên nghiệp khi đi làm. Đừng quá lo lắng, khi vào làm việc thì bạn sẽ từ từ nhận ra và tự rút kinh nghiệm thêm cho mình. Bài viết này đã giúp bạn hiểu rằng email là gì, dùng để làm gì, vì sao phải làm việc, trao đổi thông tin qua email khi đi làm, kèm theo một số lưu ý giúp bạn sử dụng email chuyên nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Cách gửi email ứng tuyển sao cho đúng, tránh để nhà tuyển dụng “nổi nóng”

Hỏi đáp nhanh