Home Hành trang vào đời Kỹ Năng Viết Báo Cáo Công Việc Chuyên Nghiệp

Kỹ Năng Viết Báo Cáo Công Việc Chuyên Nghiệp

by Hoàng Khôi Phạm
Kỹ Năng Viết Báo Cáo Công Việc Chuyên Nghiệp

Khi đi làm, các em sẽ phải thường xuyên viết báo cáo công việc, thậm chí là có thể sẽ phải viết báo cáo mỗi ngày luôn. Báo cáo công việc tức là sẽ liệt kê xem các công việc nào mình đã thực hiện, đạt được kết quả ra sao, có công việc nào chưa hoàn thành không, có gặp khó khăn gì không,… Vậy làm thế nào để có được kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp?

>> Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc và chủ động làm việc

Hiểu rõ những công việc mình muốn báo cáo

Trước khi viết bất kỳ điều gì, kể cả báo cáo công việc, nếu muốn viết tốt thì các em cần phải hiểu rõ những gì mình sắp viết, tức là hiểu rõ những công việc mình muốn báo cáo. Các em đã làm những việc gì, làm như thế nào, thời gian bắt đầu – kết thúc ra sao, có đúng deadline không, kết quả đạt được bao nhiêu % so với mục tiêu, có tối ưu hoá ngân sách không… Khi đã hiểu rõ những việc mình muốn báo cáo, các em sẽ viết báo cáo rất dễ dàng, chi tiết, nhưng vẫn đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề, chứ không đi lan man.

Nắm được người xem báo cáo muốn biết những gì

Sau khi hiểu rõ những việc mình muốn báo cáo, các em cũng cần phải nắm được rằng người xem báo cáo (có thể là cấp trên, quản lý, giám đốc,…) muốn biết những thông tin gì, muốn có những đầu mục nào trong bản báo cáo. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng người quản lý, có thể họ sẽ muốn biết những thông tin khác nhau, không ai giống ai cả. Các em cũng không nên ghi tất cả những gì mình biết vào trong báo cáo, vì như thế chưa chắc sẽ tập trung vào những gì người xem báo cáo muốn biết, mà lại còn khiến các em mất thời gian nữa. Chính vì vậy, hãy chủ động hỏi cấp trên xem họ muốn biết những thông tin gì trước khi viết báo cáo công việc. Sau đó, hãy viết đầy đủ các phần thông tin đó vào trong báo cáo, đừng bỏ sót bất kỳ điều gì nhé.

>> 10 cách giúp bạn trở thành người chuyên nghiệp

Giải thích nguyên nhân nếu kết quả công việc không tốt

Có nhiều người ngại việc phải xoáy sâu vào những điều mình làm chưa tốt, nhưng thật ra không nên né tránh như vậy, các em hãy mạnh mẽ đối mặt với chúng, giải thích nguyên nhân một cách khách quan, đồng thời, đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp để giúp cải thiện kết quả công việc trong tương lai.

Kèm theo bảng, biểu đồ, số liệu minh hoạ trong báo cáo công việc

Để có được kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp, các em phải viết làm sao cho người xem dễ hiểu, dễ nắm bắt thông tin. Một điều quan trọng giúp các em làm được điều đó chính là phải có số liệu minh hoạ rõ ràng, minh bạch. Đồng thời, các em cũng nên chèn thêm các bảng, biểu đồ, hình ảnh, video minh hoạ để giúp bản báo cáo công việc trở nên sinh động hơn.

Soạn báo cáo công việc bằng Powerpoint

Tất nhiên có nhiều loại báo cáo, không phải báo cáo nào cũng có thể chuyển thành định dạng Powerpoint. Nhưng nếu có thể, các em nên ưu tiên soạn báo cáo bằng Powerpoint với từng slide cụ thể, rõ ràng, để giúp người xem dễ dàng đọc và nắm bắt thông tin. Đồng thời, nếu phải trình bày báo cáo với team hoặc với quản lý, thì khi soạn báo cáo bằng Powerpoint cũng sẽ dễ dàng trình chiếu để trình bày hơn.

>> Cách làm slide thuyết trình đẹp và chuyên nghiệp bằng Powerpoint

Đừng quên thể hiện sự chuyên nghiệp

Một trong những yếu tố giúp các em rèn luyện được kỹ năng viết báo cáo công việc chuyên nghiệp chính là đừng quên thể hiện sự chuyên nghiệp. Điều này không quá khó, nhưng không ít người vẫn bị thiết sót và thể hiện sự kém chuyên nghiệp trong báo cáo. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, các em cần lưu ý 3 điều sau:

  • Không sai chính tả trong báo cáo công việc: Không chỉ trong báo cáo công việc, mà trong bất kỳ văn bản nào, các em cũng cần phải đảm bảo rằng không có lỗi chính tả. Hãy đọc lại, kiểm tra thật kỹ trước khi gửi đi, để chắc chắn rằng báo cáo công việc của các em không có lỗi chính tả.
  • Nộp báo cáo đúng deadline: Người chuyên nghiệp sẽ không bao giờ vi phạm deadline, luôn hoàn thành các công việc cũng như nộp báo cáo đúng hạn. Chính vì thế, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, các em cần nộp báo cáo đúng deadline, đừng nộp trễ nhé.
  • Gửi báo cáo chuyên nghiệp: Không phải hoàn thành xong, rồi “gửi cái rẹt” cho cấp trên là xong. Khi gửi báo cáo qua email, các em cần lưu ý kỹ năng viết email chuyên nghiệp nữa nhé.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp các em biết được cách viết báo cáo công việc chuyên nghiệp. Chúc các em thành công!

Hỏi đáp nhanh

À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe https://bit.ly/TTVD-HoiDap


👍🏻 Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
👥 Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
👥 Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
👤 Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.

Có thể bạn sẽ thích