Home Hành trang vào đời Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Trong Công Sở

Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Trong Công Sở

by Hoàng Khôi Phạm
Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Trong Công Sở

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp là kỹ năng không thể thiếu với bất kỳ ai làm việc trong công sở, ngay cả khi các em là sinh viên mới ra trường. Vì trong công việc, chắc chắn sẽ cần phải gửi email đến các khách hàng, đối tác hoặc gửi email trong nội bộ công ty. Nếu các em là một người có kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết trình giỏi, nhưng lại viết email thiếu chuyên nghiệp thì cũng sẽ gây ấn tượng xấu trong mắt mọi người, đặc biệt, nếu email gửi cho khách hàng, đối tác mà sơ sài, cẩu thả, thì chắc chắn họ sẽ đánh giá không tốt về công ty, gây ảnh hưởng xấu đến bộ mặt toàn công ty. Chính vì thế, kỹ năng viết email chuyên nghiệp là điều mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Vậy làm sao để có thể viết email chuyên nghiệp?

Viết tiêu đề email chuyên nghiệp

Tiêu đề email là điều đầu tiên “đập vào mắt” người nhận. Người có kỹ năng viết email chuyên nghiệp sẽ không bao giờ viết tiêu đề cụt ngủn, chẳng hạn như “gửi file”, “em gửi anh”, “tài liệu”, “báo cáo”, “báo giá”, “sao kê”,… Vì điều này chắc chắn sẽ gây ấn tượng xấu với người nhận. Họ sẽ vừa đánh giá các em thiếu chuyên nghiệp và vừa cho rằng các em không tôn trọng họ. Nếu người nhận là khách hàng, đối tác hoặc cấp trên của các em, thì sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu tôn trọng như thế lại càng là điều tối kỵ.

Vậy phải làm sao để viết tiêu đề email chuyên nghiệp? Đầu tiên là không quá cụt ngủn như các ví dụ ở trên. Thứ 2 là không quá dài, vì email nó sẽ cắt bớt nếu tiêu đề quá dài và nhiều khi nó sẽ cắt mất khúc quan trọng mà các em để ở phía cuối. Thứ 3 là tiêu đề không được sai lỗi chính tả, không dùng ngôn ngữ teen, nếu có tên người thì cần phải viết hoa tên người. Để chọn ra tiêu đề email chuẩn xác nhất, các em cần xác định rõ nội dung chính của email đó là gì, sau đó rút gọn thành trong khoảng 6-14 từ, làm sao cho người nhận mail có thể nhìn vào tiêu đề và dễ dàng biết được nội dung bên trong email đó nói về điều gì.

Một số ví dụ về tiêu đề email chuyên nghiệp, chẳng hạn như “File thiết kế poster chương trình ưu đãi 20/10”, “Tài liệu training kỹ năng giao tiếp”, “Sao kê tài khoản ngân hàng công ty tháng 10/2021”, “Báo giá sản phẩm ABC cho khách hàng Nguyễn Văn A”,…

Viết nội dung email chuyên nghiệp

Để viết nội dung email chuyên nghiệp là điều không quá khó, bất kỳ ai cũng có thể tự rèn luyện để trở thành người có kỹ năng viết email chuyên nghiệp. Trong phần nội dung email, các em cần lưu ý những điều sau:

  • Đầu tiên, các em cần lưu ý nội dung email không nên quá dài, vì nó là một email chứ không phải một văn bản. Nếu cảm thấy nội dung email quá dài, các em có thể cân nhắc đưa bớt nội dung vào file word và đính kèm trong email.
  • Thứ 2, nội dung email không được sai chính tả, viết tắt (trừ các thuật ngữ thường được viết tắt thông dụng, chẳng hạn như là “Công ty TNHH”) và chú ý cần có đầy đủ dấu chấm câu.
  • Thứ 3, các em có thể nhấn mạnh các ý quan trọng bằng cách in đậm chúng lên và có thể liệt kê các ý bằng cách dùng bullet (dấu chấm tròn ở đầu mỗi dòng).
  • Thứ 4, nội dung email cần có đủ các phần quan trọng như lời chào, lý do viết email, nội dung cần trao đổi hoặc điều đang cần được người nhận giải đáp (có thể kèm theo deadline cụ thể là phản hồi lại trước ngày nào để người nhận follow đúng deadline), lời kết hoặc lời cảm ơn ở cuối email.
  • Cuối cùng, đừng quên đính kèm file đính kèm (nếu có), ngoài ra, các em cũng cần lưu ý đặt tên file đính kèm thật chuyên nghiệp, điều này quan trọng như là đặt tiêu đề email vậy đó.

Lưu ý khi chọn người nhận email

Bên cạnh việc viết tiêu đề và nội dung email chuyên nghiệp, thì các em cũng cần lưu ý khi chọn người nhận mail. Thông thường, khi chọn người nhận mail, chúng ta sẽ có 3 phương án:

  • To (Đến): Người nhận chính của email. Ở phần này, các em sẽ điền email của người mà các em muốn trực tiếp nhận và phản hồi mail của mình. Các em lưu ý kiểm tra xem email người nhận có đúng chưa nhé, vì nhiều khi lại nhầm “.com” thành “.con”, hoặc có các lỗi linh tinh khác.
  • Cc: Người liên quan đến email. Ở phần này, các em sẽ điền email của những người có liên quan đến email này, chẳng hạn như là cấp trên của mình, những người liên quan của công ty mình và công ty đối tác. Lưu ý là những ai liên quan đến nội dung email thì các em mới điền vào nhé. Vì nếu điền tràn lan thì sẽ làm phiền đến người khác, đó là sự không chuyên nghiệp vì khiến người ta phải nhận một email mà họ không liên quan.
  • Bcc: Người liên quan đến email bí mật. Ở phần này, nếu như có những người liên quan đến email, chịu trách nhiệm follow nội dung trong email nhưng các em không muốn người nhận biết được rằng người đó cũng xem được email này, thì hãy điền email của họ vào phần Bcc. Tóm lại, người ở phần Bcc sẽ vẫn nhận được mail, nhưng không ai (trừ người gửi) biết được là họ được nhận mail. Tuỳ vào các tình huống cụ thể mà các em sẽ sử dụng tính năng này sao cho hợp lý.

>> 10 cách giúp bạn trở thành người chuyên nghiệp

Phản hồi email chuyên nghiệp

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp không phải chỉ là soạn email rồi gửi là xong, mà nó còn thể hiện qua việc các em phản hồi lại các email nữa. Chẳng hạn như có người gửi email cho các em, thì các em cần phản hồi lại nhanh chóng trong vòng 2h hoặc 24h (tuỳ quy định công ty hoặc tuỳ quy định khi làm việc với khách hàng, đối tác). Rồi khi phản hồi email thì cũng cần đảm bảo các yếu tố chuyên nghiệp như khi viết email luôn, tránh việc nghĩ rằng đó chỉ là reply email nên viết sơ sài, thiếu chuyên nghiệp nhé.

Biết sử dụng tính năng chuyển tiếp email

Nếu các em muốn chuyển email cho một người nào đó xem nội dung, thì chỉ cần dùng tính năng chuyển tiếp (forward) email đó cho người ấy. Khi chuyển tiếp thì phần nội dung không cần phải ghi quá dài vì nội dung chính mà người ta muốn xem nó đã nằm trong phần email mà các em chuyển tiếp rồi, nên các em chỉ cần có lời chào, rồi 1 câu ngắn gọn, đại loại như “Em gửi anh xem email ………… (tên email) mà em đã trao đổi với đối tác ạ”, rồi kèm theo lời kết là được.

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Sẽ rất thiếu sót khi nói về kỹ năng viết email chuyên nghiệp mà lại bỏ qua phần chữ ký ở cuối email. Chữ ký email là phần nội dung được soạn sẵn, mặc định sẽ tự động xuất hiện ở cuối email mỗi khi các em gửi, phản hồi hay chuyển tiếp email. Trong phần chữ ký này cần có logo công ty, tên công ty, họ tên, chức vụ, số điện thoại, email của các em và được thiết kế sao cho chuyên nghiệp, đồng bộ với thương hiệu của công ty. Thông thường, các công ty sẽ đều có mẫu chữ ký chung của công ty, các em chỉ cần copy lại và đổi thông tin cá nhân của mình vào. Còn nếu các em là người viết email xin việc, thì trong chữ ký email chỉ cần có đầy đủ thông tin liên lạc của mình là được.

Hy vọng bài viết này đã giúp các em biết được cách viết email thế nào cho chuyên nghiệp. Hãy cố gắng rèn luyện để mình có được kỹ năng viết email chuyên nghiệp nhé. Chúc các em thành công!

>> Mẫu email xin việc ấn tượng cho sinh viên mới ra trường

Hỏi đáp nhanh

À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe https://bit.ly/TTVD-HoiDap


👍🏻 Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
👥 Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
👥 Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
👤 Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.

Có thể bạn sẽ thích