Hướng Dẫn Lập Plan Làm Việc Cho Sinh Viên Mới Ra Trường

Với sinh viên mới ra trường đi làm, các em sẽ có nhiều bỡ ngỡ, cũng chưa quen với công việc, chưa rành các nghiệp vụ chuyên môn, nên thường sẽ được các anh chị trong công ty kèm cặp 1 thời gian. Thế mà ở một số công ty, khi các em mới vào làm việc đã giao cho làm những điều khá thách thức, chẳng hạn như lập kế hoạch làm việc, cho 1 công việc hay dự án nào đó, khiến sinh viên mới ra trường hoang mang, không biết nên bắt đầu thế nào. Trong bài viết này, Tự Tin Vào Đời sẽ hướng dẫn cách lập plan làm việc cho sinh viên mới ra trường. Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu xem plan làm việc là gì?

Plan làm việc là gì?

Plan làm việc chính là kế hoạch được lập ra một cách cụ thể, chi tiết trước khi bắt tay vào làm một công việc, dự án, sự kiện liên quan tới công việc. Hầu như khi làm việc ở bất kỳ công ty nào, phòng ban nào, thì cũng đều có những lúc cần phải lên plan, lập kế hoạch cho công việc, để bám sát mục tiêu đặt ra và tăng khả năng hoàn thành được KPI/target mà cấp trên đã giao xuống, chứ nếu cứ cắm đầu làm đại theo bản năng, thì thật sự rất khó để làm tốt, chưa kể tới chuyện bị đổ bể hoặc để xảy ra sai sót này kia cũng sẽ mệt mỏi, mắc công bị sếp trách phạt vì kết quả không tốt & mà còn không chịu lập kế hoạch cụ thể trước khi làm việc.

Tức là plan làm việc có thể do cấp trên giao xuống cho mình làm, nhưng cũng có thể do bản thân mỗi người tự chủ động lập kế hoạch trước khi làm bất kỳ việc gì, để tăng khả năng hoàn thành tốt những việc được giao, vì thế, sinh viên mới ra trường đi làm vẫn có thể tự chủ động, tập cách lập plan làm việc để có thể thuận lợi hoàn thành các nhiệm vụ, công việc của mình.

Plan làm việc cần có những phần nào?

Để bắt đầu tập cách làm plan, trước tiên, sinh viên mới ra trường cần nắm được rằng plan làm việc cần có những phần nào? Đầu tiên & quan trọng nhất chính là outcome, kết quả đầu ra, là mục tiêu/KPI mà mình muốn đạt được, muốn hướng đến, tất cả những gì trong kế hoạch này đều xoay quanh mục tiêu ấy, giúp tăng khả năng hoàn thành nó, chứ không thể nào làm plan khi không có outcome. Tiếp theo, sinh viên mới ra trường cần liệt kê những việc cần làm, cần hành động, và đương nhiên phải có liên quan tới mục tiêu, mỗi lần hoàn thành 1 việc đó thì sẽ càng tăng khả năng đạt được outcome. Song hành cùng với các đầu việc trong plan, thì sẽ có người phụ trách tương ứng, nếu đây là kế hoạch cá nhân để tự quản lý công việc của mình thì 100% người thực hiện sẽ là mình.

Tiếp theo, chúng ta cần có timeline, các cột mốc thời gian mà mình phân bổ cho từng việc, để có thể nhìn vào và đánh giá ở từng thời điểm xem liệu mình có đang làm đúng tiến độ không, hay là đang bị chậm, bị trễ so với tiến độ bình thường. Cuối cùng và cũng không kém phần quan trọng chính là dự trù kinh phí (nếu có), sao cho kế hoạch này tương xứng & phù hợp với ngân sách mà công ty cung cấp. Bên cạnh các phần nêu trên, thì tuỳ theo tính chất công việc & yêu cầu riêng của mỗi công ty, mà chúng ta có thể linh hoạt bổ sung thêm các phần khác vào plan làm việc.

>> 5 lỗi tối kỵ khi gửi kế hoạch, plan công việc cho sếp

Hướng dẫn lập plan làm việc cho sinh viên mới ra trường

Sau khi tìm hiểu & nắm được các phần cần có, thường gặp trong plan làm việc, thì sinh viên mới ra trường chỉ cần làm thử 1 plan bao gồm đầy đủ các phần đó, nếu hoàn thành xong thì khả năng tự làm plan của các em cũng ổn áp, mà ban đầu thì cũng chỉ cần những bản kế hoạch đơn giản, miễn sao đầy đủ các phần là ok, chứ cấp trên cũng sẽ không yêu cầu gì quá cao hay quá phức tạp đối với sinh viên mới ra trường đâu. Trong phần hướng dẫn lập plan này, các em chỉ cần lưu ý thêm 2 điều sau đây nữa thôi:

• Đánh giá tính khả thi của plan làm việc: Kế hoạch mà các em lập ra có phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp không, có phù hợp với nguồn nhân lực & tài chính của công ty không, hay nó đang là những điều quá viễn vông, xa vời so với thực tế, đọc qua thấy hay nhưng thực chất lại không thể thực hiện, không thể áp dụng? Nếu thấy kế hoạch làm việc của mình còn chưa khả thi, thì hãy điều chỉnh lại cho hợp lý hơn.
• Hình thức, cách trình bày kế hoạch có ổn chưa: Kế hoạch làm việc cần được trình bày rõ ràng, cụ thể, rành mạch, logic và đẹp mắt, giúp người xem có thể dễ dàng hiểu & nắm được tổng thể nội dung, những gì cần làm, các mốc timeline ra sao, ai phụ trách,… chứ đừng trình bày một cách rối rắm, chi chít chữ, nhìn vào chỉ thấy mệt chứ không hiểu được gì. Thực tế thì hiện tại đã có rất nhiều mẫu kế hoạch thiết kế sẵn free trên mạng, sinh viên mới ra trường khi lần đầu làm plan có thể lên mạng tham khảo, tải về rồi mình điền thông tin vào là ổn áp.

Bài viết này đã giúp sinh viên mới ra trường nắm được rằng plan làm việc là gì, thường có những phần nào, hướng dẫn cách lập plan & các điều cần lưu ý. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với các em!

Hỏi đáp nhanh