Khi Nghỉ Làm, Có Quyền Xoá Hết Các File Dữ Liệu Công Việc Không?

Có một chủ đề đang nhận được đông đảo sự quan tâm hiện nay, đó chính là “Khi nghỉ làm, bạn có quyền xoá hết các file dữ liệu công việc không?” – Thắc mắc này đang nhận được nhiều luồng ý kiến trái chiều, tức là có người đồng tình, nhưng cũng có người phản đối, mỗi bên đều có những lý lẽ riêng, quan điểm riêng và đều cho rằng mình đúng. Để phân tích và trả lời một cách khách quan, chúng ta cần nhìn nhận vấn đề dưới nhiều phương diện, cụ thể như sau:

>> Bất mãn vì công ty không trả lương tháng 13 – Nghỉ việc hay làm tiếp?

Trách nhiệm quản lý/lưu trữ dữ liệu công việc của công ty

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu rõ rằng mỗi công ty đều phải có trách nhiệm tự quản lý/lưu trữ dữ liệu công việc, để tránh xảy ra các sự cố như mất file, mất dữ liệu, nhất là các tài liệu công việc quan trọng như hồ sơ, hợp đồng, biên bản, chứng từ kế toán, báo cáo nghiệm thu,… Thông thường, các công ty cần có nơi lưu trữ dữ liệu chung trên nền tảng online hoặc các công cụ/phần mềm quản lý data, thuộc sở hữu của công ty, và chỉ cấp quyền cho nhân viên được truy cập/xem/nhập các dữ liệu liên quan tới công việc của mình, còn những ai ở cấp quản lý cao hơn, thì mới được phân quyền chỉnh sửa/xoá/xuất dữ liệu. Điều này sẽ đảm bảo rằng các tài liệu của công ty sẽ được bảo mật và đảm bảo an toàn, không xảy ra các trường hợp đáng tiếc chẳng hạn như nhân viên nghỉ làm xong xoá hết file dữ liệu để đỡ nặng máy.

Tức là, trách nhiệm lớn nhất vẫn thuộc về phía công ty, nếu như công ty chưa có được phương án quản lý dữ liệu để đảm bảo lưu trữ an toàn/bảo mật, rồi để nhân viên tự lưu các file tài liệu trên Drive/máy tính cá nhân, thì lỡ khi có sự cố xảy ra, chính công ty sẽ phải nhìn nhận lỗi sai đầu tiên, chứ đừng nghĩ tới chuyện trách ngược lại nhân viên.

Trước khi nghỉ làm, nhân viên cần bàn giao những dữ liệu gì?

Sau khi hiểu rõ về trách nhiệm quản lý/lưu trữ dữ liệu công việc từ phía công ty, thì khi đi làm, bạn cũng cần nắm rõ những nghĩa vụ liên quan tới công việc của mình. Đầu tiên, khi vào công ty làm việc, bạn cầm nắm rõ mọi quy trình/quy định liên quan tới việc quản lý/lưu trữ dữ liệu công việc, và đảm bảo mình tuân theo đúng những điều ấy, tránh xảy ra trường hợp sơ suất lưu tài liệu trong máy tính cá nhân, không lưu lên bộ nhớ của công ty, rồi để lạc mất, bị xoá mất,… vì khi đó chính bạn sẽ phải tự chịu trách nhiệm, nhẹ thì bị khiển trách, nặng hơn sẽ bị cảnh cáo/lập biên bản, hoặc phải đối mặt với các biện pháp xử phạt khác theo quy định từng công ty.

Đồng thời, trước khi nghỉ làm, bạn cũng cần phải bàn giao công việc đầy đủ cho người thay thế, hoặc cho đồng nghiệp cùng phòng ban – người được công ty chỉ định rằng sẽ nhận bàn giao từ bạn, trước khi xoá hết file dữ liệu. Thông thường, đây sẽ là nghĩa vụ đương nhiên khi bạn đi làm ở bất kỳ công ty nào, tức là trước khi nghỉ làm thì bắt buộc phải bàn giao công việc, chứ không thể nói là do mình chưa biết, do công ty không nói trước từ đầu nên không thèm bàn giao.

Vậy trước khi nghỉ làm, nhân viên cần bàn giao những dữ liệu gì, tuỳ từng công ty, tuỳ từng vị trí công việc sẽ có những đầu mục khác nhau, bạn có thể tham khảo thử bên dưới:

• Các file dữ liệu/tài liệu của các công việc, nhiệm vụ, dự án mà bạn đã hoàn tất trong quá khứ, để người mới có thể dựa vào những dữ liệu đó để tham khảo khi cần thiết;
• Các file dữ liệu/tài liệu của các công việc đang dang dở, bạn đang làm giữa chừng, lưu ý rằng cần làm rõ tiến độ, deadline, liệt kê đầy đủ những đầu mục đã hoàn thành, những việc đang phải follow thêm, những việc cần làm trong thời gian tới để có thể hoàn thành các công việc ấy một cách tốt nhất;
• Các kế hoạch/plan liên quan tới công việc trong tương lai, kèm theo các mốc thời gian cụ thể của từng việc;
• Các file kế hoạch/báo cáo daily/weekly/monthly liên quan tới công việc, để người mới có thể tham khảo và sử dụng trong tương lai khi làm việc với cấp trên.

Bên cạnh việc bàn giao các file dữ liệu công việc, thì bạn cũng cần phải dành thời gian để training, hướng dẫn cho người nhận bàn giao sao cho họ nắm được cách sử dụng, hiểu được bản chất của các dữ liệu ấy để có thể dùng chúng trong tương lai, chứ không phải đơn giản rằng bạn chỉ cần gom hết các file lại rồi gửi cho công ty là xong.

>> Có nên nghỉ việc đột xuất không, có bị mất lương không?

Khi nghỉ làm, có quyền xoá hết các file dữ liệu công việc không?

Quay trở lại với chủ đề được đưa ra ở đầu bài viết, “Khi nghỉ làm, bạn có quyền xoá hết các file dữ liệu công việc không?” – Câu trả lời là có, nếu như bạn đã bàn giao đầy đủ và công ty đã xác nhận rằng họ đã nhận đủ, đã kịp tải về và lưu trữ lại toàn bộ các file tài liệu ấy, chứ không ai bắt buộc bạn phải giữ lại dữ liệu trong máy cá nhân cho nặng máy cả. Tức là trước khi nhấn nút xoá hết file dữ liệu sau khi nghỉ làm, thì bạn cần làm rõ các vấn đề rằng:

• Mình đã bàn giao đầy đủ các file dữ liệu công việc chưa?
• Công ty đã xác nhận rằng họ đã nhận đủ, đã kịp tải về và lưu trữ lại chưa?

Khi cả 2 vấn đề đó đều đã xong xuôi, thì bạn muốn làm gì cũng được, công ty không có quyền can thiệp hoặc bắt ép bạn phải gửi lại/bàn giao lại lần nữa, và càng không thể trách bạn nếu sau này xảy ra trường hợp mất/thiếu dữ liệu vì họ đã xác nhận với bạn rằng họ đã nhận đủ các file rồi. Còn trong trường hợp bạn đã nghỉ làm, gửi mail bàn giao đầy đủ file dữ liệu, nhưng công ty vẫn dây dưa chưa chịu reply xác nhận, thì bạn nên chờ khoảng 2-3 tuần, rồi gửi một email miễn trừ trách nhiệm, kiểu như là “Đã 3 tuần trôi qua mà tôi chưa thấy công ty phản hồi thêm về vấn đề bàn giao, nên tôi gửi email này nhằm xác nhận rằng quá trình bàn giao công việc đã hoàn tất, tôi đã gửi lại toàn bộ các file dữ liệu công việc và sẽ không chịu trách nhiệm về chúng trong tương lai nữa”, sau đó, bạn có thể yên tâm xoá hết các file dữ liệu công việc cho đỡ nặng máy.

Đó là trên lý thuyết, còn thực tế thì muôn hình vạn trạng, vẫn đang có nhiều trường hợp tranh cãi, tranh chấp, mâu thuẫn giữa công ty và nhân viên cũ sau khi nghỉ làm về chuyện bàn giao công việc, bàn giao các file dữ liệu liên quan đến công việc trước khi xoá hết,… Vậy lỡ đôi bên không tìm được tiếng nói chung, khiến mâu thuẫn tăng lên đỉnh điểm, và một số công ty còn giam lương/trừ lương vì cho rằng nhân viên nghỉ làm chưa bàn giao đầy đủ các file dữ liệu công việc… thì pháp luật sẽ can thiệp thế nào trong những trường hợp này?

Pháp luật can thiệp thế nào trong trường hợp đôi bên tranh cãi?

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa công ty và người lao động, bao gồm cả trường hợp tranh cãi liên quan tới chuyện chưa bàn giao công việc, xoá hết file dữ liệu công việc sau khi nghỉ làm,… thì pháp luật sẽ có thể can thiệp nếu có ít nhất một trong hai bên gửi đề xuất đến Thanh tra lao động/Bộ Lao động, Thương binh & Xã hội, kèm theo mô tả rõ ràng về sự việc và đính kèm đầy đủ bằng chứng, dẫn chứng liên quan. Khi bạn đi làm và có ký kết hợp đồng lao động với công ty, thì mọi vấn đề giữa đôi bên sẽ đều phải tuân theo quy định của Luật Lao Động, nếu pháp luật can thiệp thì cũng sẽ xử lý theo đúng các điều khoản trong Hợp đồng lao động và Luật Lao Động, tức là sẽ không có trường hợp xử lý theo cảm tính, và không thể kết luận/xử phạt bất kỳ bên nào nếu như chưa có đầy đủ thông tin cần thiết/xác thực/thiếu bằng chứng…

Chẳng hạn như nếu bạn nói rằng đã bàn giao đầy đủ công việc cho công ty, nhưng chưa đưa ra được chứng cứ cho thấy công ty đã xác nhận rằng bạn đã hoàn tất bàn giao công việc, đã gửi lại đầy đủ file dữ liệu liên quan, thì xem như những điều bạn nói sẽ chưa có giá trị, chưa đủ căn cứ để được pháp luật can thiệp. Ở phía ngược lại cũng vậy, nếu như công ty cho rằng bạn chưa bàn giao công việc trước khi nghỉ làm, hoặc có bàn giao nhưng còn nhiều thiếu sót, thì họ cũng cần đưa ra những dẫn chứng cụ thể trong trường hợp muốn pháp luật can thiệp.

Bài viết này đã giải quyết một cách khách quan, dưới nhiều phương diện rằng “Khi nghỉ làm, bạn có quyền xoá hết các file dữ liệu công việc không?”. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Đi làm vài ngày rồi xin nghỉ việc – Lý do và cách phòng tránh

Hỏi đáp nhanh