Vì Sao Phải Họp? Đi Làm Mà Công Ty Họp Nhiều Quá Thì Phải Làm Sao?

Khi mới bắt đầu đi làm, bạn sẽ có nhiều bỡ ngỡ vì đây là môi trường hoàn toàn khác so với trường đại học. Bạn sẽ phải tìm cách làm quen với đồng nghiệp, thích nghi với công việc, với quy trình làm việc của công ty. Song song đó, chuyện họp hành cũng là một khái niệm mới hoàn toàn đối với người mới đi làm. Có thể bạn đang thắc mắc rằng vì sao phải họp? Đi làm mà công ty họp nhiều quá thì phải làm sao?

>> Đi làm bị quá tải công việc thì phải làm sao?

Vì sao đi làm phải họp?

Họp là chuyện bình thường khi bạn đi làm ở bất kỳ công ty nào, đó là những buổi mà bạn sẽ cùng các đồng nghiệp tụ họp lại, để lắng nghe các thông báo, kế hoạch, dự định mới của công ty/phòng ban, hoặc đó cũng có thể là những buổi thảo luận, tương tác giữa các thành viên với nhau, để cùng xây dựng, đóng góp ý kiến, sáng kiến cho các công việc, kế hoạch mà mọi người chuẩn bị làm, hoặc đó cũng có thể là các buổi họp báo cáo tiến độ công việc,…

Nói chung, khi đi làm thì phải giao tiếp, bên cạnh những trường hợp giao tiếp cá nhân, nhắn tin, trao đổi công việc riêng với nhau, thì vẫn cần phải có những buổi họp tập trung, cùng nhau thảo luận, trao đổi công việc một cách công khai, nói chuyện trực tiếp để dễ dàng nắm thông tin, thống nhất quan điểm. Đồng thời, các buổi họp khi đi làm cũng là một cách giúp nhân viên được nói lên những quan điểm của mình, đóng góp ý tưởng cho công việc, tránh trường hợp cấp trên tự nghĩ, tự quyết, rồi áp đặt, bắt ép nhân viên phải làm theo dù mọi người không thật sự đồng ý, chưa được đóng góp ý kiến.

Buổi họp thường kéo dài trong bao lâu?

Sau khi hiểu rõ buổi họp là gì, vì sao đi làm phải họp, thì chúng ta sẽ cùng giải đáp xem buổi họp thường kéo dài trong bao lâu? Sẽ có những buổi họp nhanh gọn lẹ, cực kỳ chớp nhoáng, chỉ kéo dài tầm 10 phút, đây chủ yếu sẽ là những buổi họp để thông báo thông tin, cập nhật những quy định/nội quy mới mà nhân viên cần lưu ý, hoặc chỉ đơn giản là họp để nhắc nhở 1-2 vấn đề nào đó để mọi người lưu tâm và làm việc tốt hơn. Đây thường sẽ là những buổi họp 1 chiều, dưới dạng thông báo, cấp trên sẽ đưa ra thông tin, các nhân viên cấp dưới sẽ ngồi lắng nghe, tiếp nhận thông tin là xong.

Ngược lại, có những buổi họp cực kỳ căng thẳng, kéo dài rất lâu, kéo dài 2-3 tiếng, hoặc thậm chí là cả ngày trời. Đây thường sẽ là các buổi họp định kỳ hàng quý, hoặc họp tổng kết năm, để báo cáo kết quả quý/năm cũ, và lên kế hoạch chi tiết cho quý/năm mới. Hoặc cũng có thể là các buổi họp tổng hợp, với nhiều nội dung khác nhau cần phải thảo luận, nên cũng khiến thời lượng bị dài ra. Vì thế, chúng ta sẽ khó lòng trả lời chính xác rằng buổi họp thường kéo dài bao lâu, còn nếu ước lượng để tham khảo thì thường sẽ dao động trong khoảng 30 – 60 phút. Tất nhiên, vẫn sẽ có những cuộc họp ngắn hơn, và cũng có thể có những buổi họp dài hơn, mất nhiều thời gian hơn.

>> 4 cách giúp bạn chiến đấu với deadline khi đi làm

Các buổi họp phổ biến khi đi làm

Sau khi tìm hiểu buổi họp là gì, thường kéo dài trong bao lâu, thì chúng ta cũng đã điểm qua được một số trường hợp họp hành thường gặp, trong phần này, hãy cùng điểm lại các buổi họp phổ biến khi đi làm nhé:

• Họp định kỳ daily: Đây là buổi họp hàng ngày, thường sẽ vào đầu giờ làm việc, nhằm cùng nhau thông báo plan làm việc, xử lý công việc của ngày hôm đó, kèm theo các phát sinh cần giải quyết (nếu có), các buổi này thường chỉ diễn ra ngắn gọn trong 15 phút, vì đã có sẵn format, mọi người chỉ cần nói theo đó là được;
• Họp định kỳ weekly/monthly/quarterly: Đây là các buổi họp định kỳ, quan trọng hơn và đòi hỏi sự chỉn chu hơn so với họp daily. Nếu xếp theo thứ tự quan trọng tăng dần thì sẽ là weekly, monthly, và quan trọng nhất sẽ là quarterly, thường đây sẽ là các buổi họp liên phòng ban, dưới sự dẫn dắt của giám đốc, để từng trưởng bộ phận lần lượt báo cáo tiến độ, kết quả công việc, và đưa ra kế hoạch làm việc trong thời kỳ tiếp theo;
• Họp thông báo: Khi có những thông báo cần phổ biến cho toàn bộ nhân viên công ty/phòng ban, thì cấp trên sẽ tổ chức các buổi họp để phổ biến lại với nhân viên, thường kéo dài trong khoảng 10-15 phút;
• Họp lên kế hoạch: Đa số công việc đều cần phải có kế hoạch cụ thể, rõ ràng trước khi bắt tay vào thực hiện, điều này sẽ giúp tăng khả năng thành công, hoàn thành tốt công việc, đạt KPI và đúng deadline, chính vì thế, sẽ không thể thiếu những cuộc họp để cả team cùng thảo luận, lên kế hoạch thực hiện công việc sao cho chuẩn chỉnh;
• Họp báo cáo tiến độ: Đối với những dự án dài hơi, những công việc phức tạp cần teamwork trong một khoảng thời gian dài ngày, thì tất nhiên bạn sẽ phải thường xuyên họp để báo cáo tiến độ, xem mình đang làm đúng tiến độ, đang nhanh hay chậm nhịp so với tiến độ, để kịp thời điều chỉnh, nhằm bám sát thời hạn, tránh bị trễ deadline;
• Họp nhắc nhở, khiển trách: Khi có nhân viên sai phạm nội quy công ty, có thái độ làm việc không tốt, hoặc để xảy ra sai sót đáng kể trong công việc, thì cấp trên sẽ tổ chức họp riêng với nhân viên đó để nhắc nhở, khiển trách. Nếu sai phạm ở quy mô lớn, nghiêm trọng, thì có thể sẽ họp toàn phòng ban, hoặc toàn công ty.

>> Cãi nhau với đồng nghiệp vì bất đồng quan điểm thì phải làm sao?

Đi làm mà công ty họp nhiều quá thì phải làm sao?

Bên cạnh các buổi họp phổ biến nêu trên, thì tuỳ từng công ty, từng tính chất công việc khác nhau, có thể bạn sẽ phải tham dự thêm các cuộc họp khác nữa. Họp hành là điều hoàn toàn bình thường, là điều nên làm, chứ nếu cứ cắm đầu làm việc, mạnh ai nấy làm, mà không cần họp hành, thảo luận, lập kế hoạch, báo cáo,… thì khả năng cao rằng công việc sẽ bị loạn lên hết. Tuy nhiên, điều gì cũng có mặt trái của nó, dù biết họp là điều tốt, có gì cần trao đổi thì mới họp, nhưng nếu đi làm mà phải họp quá nhiều, thậm chí có những công ty cực kỳ đam mê họp hành, đụng chuyện gì cũng lôi nhau đi họp, thì sẽ khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, chán nản, và hơn hết là sẽ lãng phí thời gian, thay vì để thời gian đó làm được nhiều việc khác, thì lại phải mất công ngồi chôn chân trong phòng họp, nhất là với những cuộc họp không quá quan trọng, hoặc không liên quan lắm tới mình mà cũng bị lôi vào. Vậy đi làm mà công ty họp nhiều quá thì phải làm sao?

Khi thấy đi làm mà công ty họp nhiều quá, trước khi phản đối, hoặc từ chối tham gia các cuộc họp, thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ nguyên nhân, mục đích của từng cuộc họp, nếu đó là những cuộc họp thật sự cần thiết, quan trọng và có liên quan nhiều tới mình, thì bạn bắt buộc phải tham gia, không nên có ý định trốn, và càng không nên thể hiện thái độ không thích, gượng gạo như đang bị bắt ép đi làm, vì điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và không nghiêm túc với công việc. Đó đều là những cuộc họp cần thiết, cho dù có nhiều quá, thì bạn cũng cần phải có mặt, phải thảo luận và đóng góp ý kiến, vì bạn đang đi làm, bạn phải có tinh thần trách nhiệm với công việc, với các đầu việc có liên quan tới mình.

Ngoài ra, thường thì khi càng giữ chức vụ cao, ở cấp quản lý trở lên, thì bạn sẽ càng phải họp nhiều hơn, và tất nhiên, đứng ở vị trí quản lý, bạn cần phải nghiêm túc với công việc, tham gia đầy đủ các cuộc họp để làm gương với cấp dưới, và nắm rõ các thông tin liên quan tới phòng ban của mình, để còn phổ biến lại một cách đầy đủ, chính xác cho team.

Tuy nhiên, ở chiều hướng ngược lại, khi thấy đi làm phải họp quá nhiều, thì bạn vẫn có quyền chọn lọc, từ chối những cuộc họp không cần thiết, không quá quan trọng và không liên quan tới mình. Đây là điều hoàn toàn bình thường, khi bạn có sự cân nhắc, đánh giá chính xác, và nêu rõ quan điểm vì sao mình từ chối các cuộc họp ấy, thì đồng nghiệp và cấp trên cũng sẽ hiểu được, sẽ không ai nói gì được bạn. Thay vì mất thời gian cho các cuộc họp không liên quan, thì bạn có thể dành thời gian ấy để tập trung làm việc, hoàn thành tốt những đầu việc đang còn dang dở và focus vào chất lượng công việc hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể giảm bớt thời gian họp hành bằng cách rút ngắn thời lượng các cuộc họp lại sao cho hợp lý, tránh để các buổi họp diễn ra quá dài dòng, lan man, thảo luận quá nhiều nhưng chẳng đi tới đâu. Hãy đặt mục tiêu rõ ràng cho từng cuộc họp, và chủ động nhắc nhở, điều hướng khi thấy mọi người đang đi lạc đề, thảo luận đi xa so với mục tiêu.

Bài viết này đã giúp bạn hiểu được vì sao phải đi họp, đồng thời, giải đáp băn khoăn rằng đi làm mà công ty họp nhiều quá thì phải làm sao? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

>> Đi làm mà không được tôn trọng thì phải làm sao?

Hỏi đáp nhanh